Das Wissen ist da, es findet nur niemand
Jeder Betrieb hat diesen Bestand: das Qualitätshandbuch, die Reisekostenrichtlinie, die Rahmenverträge mit den drei wichtigsten Lieferanten, die aktuelle Preisliste, die Arbeitsanweisung für die Maschine in Halle 2. Die Unterlagen sind vorhanden, oft sogar mehrfach. Was fehlt, ist der Weg von einer konkreten Frage zur richtigen Stelle im richtigen Dokument. Also fragt der Kollege den Kollegen, und die Antwort hängt daran, wer gerade Zeit hat und wie gut er sich erinnert.
Eine Wissensdatenbank in Datenmassiv AI dreht das um. Sie legen Ihre Unterlagen einmal hinein, und danach beantwortet der KI-Chat Fragen daraus - mit Verweis auf das Dokument, aus dem die Antwort kommt. Beides steht in jeder Organisation ab Werk bereit und muss nicht erst freigeschaltet werden.
Eine Wissensdatenbank anlegen
Fangen Sie mit einem Thema an, nicht mit dem ganzen Archiv. „Personal", „Arbeitssicherheit" oder „Preise 2026" ist ein besserer Zuschnitt als „Firmenunterlagen". Eine eng geschnittene Sammlung liefert genauere Antworten, und Sie können den Zugriff darauf später sauber trennen.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Wissensdatenbanken.
- Klicken Sie auf Neue Wissensdatenbank.
- Vergeben Sie einen Namen, den Ihre Kollegen wiedererkennen - er erscheint später im Chat zur Auswahl.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Die Sammlung ist sofort aufnahmebereit.
Unterlagen hineinlegen
Es gibt vier Wege hinein, und Sie dürfen sie in derselben Wissensdatenbank mischen. Solange die Wissensdatenbank noch leer ist, führen alle vier über den Knopf Inhalt hinzufügen in der Ablagefläche. Sobald die ersten Dokumente da sind, steht derselbe Knopf als Hinzufügen oben im Kopf der Seite.
Dateien und Ordner hochladen
- Öffnen Sie die Wissensdatenbank.
- Ziehen Sie Ihre Dateien in die Ablagefläche, oder klicken Sie auf Inhalt hinzufügen → Dateien hochladen. Über Ordner hochladen übernehmen Sie stattdessen einen ganzen Ordner samt Inhalt in einem Zug.
- Warten Sie die Verarbeitung ab - pro Dokument sehen Sie, welche Stufe gerade läuft und wie weit sie ist.
Unterstützt werden PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), Textdateien (.txt), Markdown (.md) sowie die Bildformate PNG, JPEG und WEBP.
PowerPoint-Präsentationen und die alten Office-Formate .doc und .xls können Sie nicht hochladen.
Eine einzelne Datei darf bis zu 20 MB groß sein, für die gesamte Organisation stehen standardmäßig 2 GB bereit.
Gescannte Unterlagen
Ein eingescannter Vertrag oder ein altes Fax enthält keinen maschinenlesbaren Text und wäre für eine Suche wertlos. Datenmassiv AI erkennt solche Seiten selbst und liest sie mit einem Bildmodell aus. Sie müssen dafür nichts einstellen: Der Status wechselt sichtbar auf Text wird per KI erkannt. Hat die Erkennung an einer Stelle danebengegriffen, korrigieren Sie den erkannten Text über das Drei-Punkte-Menü am Ende der Dokumentzeile (Aktionen für …) und dort über Bearbeiten - Ihre Originaldatei bleibt dabei unangetastet.
Eine Website übernehmen
Vieles steht bereits auf der eigenen Website oder im Portal eines Verbands.
- Klicken Sie in der Wissensdatenbank auf Inhalt hinzufügen (bzw. Hinzufügen) und dann auf Webseite hinzufügen.
- Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Seiten suchen.
- Haken Sie ab, welche der gefundenen Seiten Sie wirklich brauchen.
- Klicken Sie auf Seiten laden und prüfen Sie in der Vorschau, was tatsächlich angekommen ist.
- Klicken Sie auf Seiten importieren.
Pro Durchgang werden bis zu 100 Adressen geladen. Eine importierte Website hält sich nicht von selbst aktuell: Ändert sich Ihre Preisseite, holen Sie sie über Aktualisieren erneut.
Text direkt schreiben
Manches Wissen existiert in keinem Dokument, sondern nur in zwei Köpfen - die Vertretungsregel im Urlaubsfall, die Reihenfolge bei der Angebotsfreigabe. Über Inhalt hinzufügen → Text schreiben tippen Sie es direkt ein, geben ihm einen Titel und speichern. Bearbeiten im Drei-Punkte-Menü der Zeile steht für jedes fertig verarbeitete Dokument bereit, nicht nur für selbst geschriebene Texte - bei einer hochgeladenen Datei zeigt es den erkannten Text, nicht das Original. Im selben Menü liegt Löschen, falls etwas in der falschen Sammlung gelandet ist; Einzelheiten dazu stehen im Handbuch. Nur importierte Webseiten lassen sich so nicht ändern; die holen Sie über Aktualisieren neu.
Fragen stellen
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den KI-Chat.
- Öffnen Sie neben dem Eingabefeld Quellen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Sammlungen aus.
- Stellen Sie Ihre Frage so, wie Sie sie einem Kollegen stellen würden.
Stellen Sie ganze Fragen statt Stichworte: „Wie viele Urlaubstage stehen einem Mitarbeiter nach fünf Jahren zu?" trifft besser als „Urlaub". Die Suche arbeitet zweigleisig - sie erfasst die Bedeutung Ihrer Frage und achtet zugleich auf die konkreten Wörter, sodass auch eine Artikelnummer oder ein Paragraf gefunden wird.
Unter jeder Antwort stehen die Quellen. Ein Klick darauf öffnet die Stelle, aus der die Aussage stammt. Das ist die belastbare Zusage: nicht, dass eine KI nie danebenliegt, sondern dass jede Antwort ihre Fundstelle mitliefert und Sie sie in einem Klick nachprüfen können. Bei allem, was zählt - eine Frist, ein Betrag, eine Zusage an einen Kunden -, lesen Sie die Fundstelle, statt der Antwort zu glauben.
Wer was sehen darf
Jede Wissensdatenbank steht entweder Alle Mitglieder Ihrer Organisation offen oder ist Eingeschränkt auf ausgewählte Personen. Alle Mitglieder ist die Voreinstellung und für Handbücher, Richtlinien und Arbeitsanweisungen meist die richtige. Für Personalunterlagen, Kalkulationen oder Vertragsentwürfe stellen Sie in den Einstellungen der Wissensdatenbank auf Eingeschränkt um und laden gezielt Personen ein: als Editor, wenn sie Dokumente pflegen sollen, als Nutzer, wenn sie nur fragen dürfen. Diese Einstellungen sehen Administratoren und Redakteure; für alle anderen ist die Seite gesperrt. Was jemand nicht sehen darf, taucht bei ihm auch im Chat nicht auf.
Was Sie einplanen sollten
Rechnen Sie damit, dass die ersten Antworten Sie auf Lücken stoßen: eine veraltete Fassung, zwei einander widersprechende Richtlinien, ein Dokument, das nie fertig geschrieben wurde.
Zwei Punkte gehören geklärt, bevor Sie die Wissensdatenbank für die Belegschaft öffnen. Chatverläufe werden gespeichert, standardmäßig 365 Tage lang. Das dient der Nachvollziehbarkeit, gehört aber in Ihre interne Information an die Mitarbeiter.
Zum Ort der Verarbeitung: Im Standardmodus wird Ihre KI-Verarbeitung ausschließlich in EU-Regionen ausgeführt; Datenbank, Speicher und E-Mail liegen in der EU. Eine Ausnahme betrifft den Website-Import - der Dienst, der öffentliche Seiten für Sie abruft, arbeitet in den USA. Er verarbeitet dabei nur die öffentlich erreichbaren Seiten, die Sie ausgewählt haben, nie Ihre hochgeladenen Dokumente.
Und wenn Sie wieder aufhören
Die Frage gehört an den Anfang, nicht ans Ende: Wissen, das Sie hier hineinlegen, muss auch wieder herauskommen.
Sie laden die Inhalte Ihrer Organisation jederzeit selbst herunter, ohne Rückfrage bei uns - unter Einstellungen → Auftragsverarbeitung (AVV) über Export herunterladen. Die Datei enthält Mitglieder, Chat-Verläufe, Agents, Transkriptionen, Wissensdatenbanken, Chatbots und Workflows als JSON, nach Artikel 20 DSGVO zur Datenübertragbarkeit.
Das Löschen einer ganzen Organisation läuft über uns und nicht über einen Knopf in der Anwendung.
Weiterlesen
Im Referenzhandbuch stehen die Einzelheiten, die dieses Kapitel bewusst auslässt:
- Wissensdatenbanken - Verarbeitungsstatus, Zugriffsebenen im Detail, Einstellungen, Fehlerbehebung.
- KI-Chat - Modellwahl, Web-Suche, Prompt-Vorlagen.
Das nächste Guide-Kapitel geht den umgekehrten Weg: Ein Dokument prüfen, ohne Einrichtung - eine einzelne Datei befragen, ganz ohne vorher etwas anzulegen.