Ein Dokument prüfen, ohne Einrichtung

Der Fall, den jeder Betrieb kennt

Ein Vertrag liegt zur Unterschrift bereit, und niemand hat ihn ganz gelesen. Eine Ausschreibung ist eingegangen, und Sie wollen wissen, ob Sie die geforderten Nachweise überhaupt haben. Ein Bescheid kommt ins Haus, und die entscheidende Frist steht irgendwo auf Seite vier. Zwei Angebote liegen nebeneinander, und die Unterschiede stecken in den Nebenbedingungen, nicht im Preis.

Für genau diese Fälle gibt es den Dokument-Chat. Sie laden die Datei hoch und stellen Ihre Frage. Es gibt nichts einzurichten und nichts vorzubereiten: Der Dokument-Chat steht jeder Organisation ab Werk zur Verfügung, und jedes Mitglied darf ihn nutzen.

So kommen Sie zur ersten Antwort

1. Öffnen Sie Dokument-Chat in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie Neue Analyse. Die Analyse wird sofort angelegt und öffnet sich.
3. Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie hinein, um sie auszuwählen. Warten Sie, bis die Fortschrittsanzeige durchgelaufen ist.
4. Lesen Sie den Kurzüberblick, den die KI beim ersten Öffnen von selbst erstellt. Darunter stehen ein bis drei Startfragen, die zur Art des Dokuments passen - ein Klick sendet die Frage ab.
5. Oder tippen Sie Ihre eigene Frage in das Eingabefeld unten und drücken Enter.

Fragen, die sich in der Praxis bewähren

Der Dokument-Chat antwortet aus dem Inhalt der hochgeladenen Datei, nicht aus allgemeinem Weltwissen. Fragen Sie deshalb so, wie Sie einen Kollegen fragen würden, der das Papier gerade gelesen hat:

• Vertrag vor der Unterschrift: "Welche Kündigungsfristen und Laufzeiten gelten, und welche Klauseln verpflichten uns über das Vertragsende hinaus?"
• Ausschreibung abklopfen: "Liste alle geforderten Nachweise, Referenzen und Fristen auf, mit Fundstelle."
• Bescheid verstehen: "Was wird hier von uns verlangt, bis wann, und welche Rechtsfolge tritt ein, wenn wir nichts tun?"
• Angebote vergleichen: "Wo unterscheiden sich die beiden Angebote außer im Preis - Leistungsumfang, Gewährleistung, Zahlungsziele?"

Für den letzten Fall laden Sie beide Angebote in dieselbe Analyse. Erst wenn die Unterlagen zusammen in einer Analyse liegen, kann die KI sie gegeneinanderhalten.

Jede Aussage mit Fundstelle

Antworten enthalten anklickbare Fundstellen. Ein Klick öffnet das Originaldokument an genau der Seite, aus der die Aussage stammt. Damit prüfen Sie eine Antwort, statt ihr zu glauben - bei einem Vertrag oder einem Bescheid sollten Sie das jedes Mal tun.

Was Sie behalten wollen, halten Sie fest:

1. Klicken Sie unten rechts in der Antwort auf Merken - der Knopf steht dauerhaft dort, Sie müssen ihn nicht suchen. Die Antwort landet als Erkenntnis im Tab Gemerkt.
2. Klicken Sie oben rechts Export, um gemerkte Erkenntnisse und den Gesprächsverlauf gemeinsam auszugeben - als Markdown, PDF, Word oder in die Zwischenablage.

Der Verlauf bleibt erhalten, bis Sie die Analyse löschen. Öffnen Sie sie in der nächsten Woche erneut, steht das Gespräch noch da.

Die Grenzen, die Sie vorher kennen sollten

Bei den Formaten gilt eine Einschränkung: Nur bei PDF führt ein Klick auf die Fundstelle direkt zur richtigen Seite. Bei Word, Text und Markdown öffnet derselbe Klick das Dokument, aber ohne Sprung zur Stelle.

An die Seitengrenze stoßen Sie am ehesten: Eine Ausschreibung oder ein Leistungsverzeichnis liegt oft deutlich über 50 Seiten. Solche Unterlagen legen Sie stattdessen in eine Wissensdatenbank, die keine Seitengrenze kennt, und fragen sie von dort aus ab.

Eingescannte Papiere funktionieren hier nicht. Der Dokument-Chat liest den Text, der in der Datei steckt. Ein PDF, das nur aus Bildern besteht - also ein abfotografiertes oder eingescanntes Blatt ohne Textebene -, wird zwar angenommen, aber mit dem Zusatz Scan und der Warnung "Kein lesbarer Text erkannt" versehen: Die KI kann daraus nichts lesen. Das kostet Sie einen der fünf Plätze, also löschen Sie ein so markiertes Dokument besser gleich wieder. Für Scans ist die Wissensdatenbank zuständig, die eine Texterkennung mitbringt.

Zwei weitere Dinge, die Sie nicht suchen müssen: Ein Modellwechsel ist hier bewusst nicht vorgesehen - es läuft immer ein Modell, das für das Lesen von Dokumenten geeignet ist. Und Ihre Analysen gehören nur Ihnen - andere Mitglieder Ihrer Organisation sehen sie nicht, unabhängig von deren Rolle.

Dokument-Chat oder Wissensdatenbank?

Das ist die häufigste Verwechslung, und sie kostet Zeit in beide Richtungen. Die Entscheidung hängt an einer einzigen Frage: Ist das ein Vorgang oder ein Bestand?

Ein Vorgang ist dieser eine Vertrag, diese eine Ausschreibung, dieser eine Bescheid. Sie prüfen ihn, Sie treffen eine Entscheidung, danach ist die Sache abgeschlossen. Dafür ist der Dokument-Chat gebaut: keine Einrichtung, keine Berechtigungen, nichts, was Sie hinterher pflegen müssen. Wer eine solche Prüfung in eine Wissensdatenbank einstellt, richtet Struktur für etwas ein, das er nie wieder braucht - und lädt fremde Vertragsentwürfe in einen Bestand, den das ganze Team durchsucht.

Ein Bestand ist das, was Sie immer wieder brauchen: Preislisten, Arbeitsanweisungen, Satzungen, Handbücher, die Sammlung Ihrer Standardverträge. Dafür nehmen Sie die Wissensdatenbank. Sie ist dauerhaft, teamweit zugänglich, hat keine Seitengrenze bei 50 - und sie kann eingescannte Papiere lesen, was der Dokument-Chat nicht kann. Wer täglich dieselbe Datei erneut hochlädt, arbeitet gegen das Werkzeug.

Wenn Sie unterwegs merken, dass aus dem Vorgang doch ein Bestand geworden ist, müssen Sie nicht von vorn anfangen: Eine bestehende Analyse lässt sich in eine Wissensdatenbank übernehmen.

Wenn aus der Frage eine echte Prüfung wird

Manchmal reicht die Antwort im Chat nicht. Sie brauchen kein Gespräch, sondern ein Ergebnis, das Sie weiterreichen können - eine Risikobewertung zum Vertrag als Word-Datei, eine Prüfliste zur Ausschreibung als PDF für die Geschäftsführung.

Dafür gibt es die Agents. Sie beschreiben Ihren Auftrag in normaler Sprache, und das System reicht ihn an den passenden Spezialisten weiter - bei einer Dokumentprüfung an den Agenten für Analysen. Sie müssen niemanden auswählen und sich keine Zuständigkeiten merken. Anders als der Dokument-Chat liefern die Agents eine fertige Datei ab: PDF, Word oder einen Kalendereintrag, den Sie direkt übernehmen können.

So gehen Sie über:

1. Öffnen Sie Agents in der Seitenleiste.
2. Beschreiben Sie den Auftrag im Textfeld, so konkret wie möglich, und laden Sie die Datei erneut hoch - Eingabedateien sind hier bis 50 MB erlaubt, also deutlich größer als im Dokument-Chat.
3. Einen Wähler für Wissensdatenbanken suchen Sie hier vergeblich, und Sie brauchen ihn auch nicht: Die Agents durchsuchen von sich aus alle Wissensdatenbanken, auf die Sie Zugriff haben - Ihre eigenen Standards stehen dem fremden Papier also ohne Zutun gegenüber.
4. Schicken Sie den Auftrag mit dem Pfeil-Knopf rechts neben dem Eingabefeld ab (Nachricht senden) und geben Sie an den Haltepunkten frei.

Diese Haltepunkte sind der Punkt, an dem Sie die Kontrolle behalten: Der Agent legt Ihnen erst seinen Plan vor, fragt bei Unklarheiten nach und holt für aufwendige Aufträge eine Freigabe ein, bevor er weiterarbeitet. Zu jedem Auftrag können Sie außerdem eine Nachvollziehbarkeits-Ansicht öffnen, die in Klartext protokolliert, was der Agent getan hat, welche Quellen er gelesen und welche Freigaben Sie erteilt haben. Agents antworten immer auf Deutsch.

Ein Hinweis, den Sie vorher wissen sollten: Die Agents sind nicht ab Werk aktiv. Datenmassiv AI schaltet sie für Ihre Organisation frei - eine kurze Absprache, kein Antrag. Dokument-Chat und Wissensdatenbanken stehen dagegen sofort bereit - Sie können also mit dem Prüfen anfangen, während die Freischaltung noch läuft.

Weiterlesen

• Dokument-Chat - alle Bedienschritte, Grenzwerte und Fehlermeldungen im Detail.
• Agents - die Agenten, ihre Werkzeuge und Berechtigungen.
• Wissensdatenbanken - dauerhafte Bestände statt einzelner Vorgänge.

Als Nächstes: Aus der Besprechung wird das Protokoll - wie aus einer Aufnahme ohne Nacharbeit ein verwendbarer Entwurf wird.