Dokument-Chat

Der Dokument-Chat ist für die schnelle Prüfung einzelner Unterlagen da: Sie laden eine Datei hoch und stellen sofort Fragen dazu, ohne vorher etwas einzurichten. Anders als eine Wissensdatenbank ist eine Analyse temporär und nur für Sie sichtbar - sie bleibt bestehen, bis Sie sie selbst löschen, und wird nicht automatisch zu dauerhaftem Firmenwissen. Was Sie einmal prüfen und danach nicht mehr brauchen - dieser eine Vertrag, diese eine Ausschreibung, dieser eine Bescheid -, gehört hierher; was Sie immer wieder brauchen, gehört in eine Wissensdatenbank.

Am besten für: einen Vertrag vor der Unterschrift prüfen, eine Ausschreibung nach Fristen und Nachweisen abklopfen, zwei Angebote vergleichen, einen Bescheid in einfacher Sprache verstehen, ein Protokoll schnell zusammenfassen.

Bevor Sie beginnen

• Der Dokument-Chat steht jedem Mitglied Ihrer Organisation offen, unabhängig von der Rolle.
• Ihre Analysen sehen nur Sie; andere Mitglieder Ihrer Organisation haben keinen Zugriff, auch nicht Administratoren.

Ein Dokument hochladen und befragen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Dokument-Chat.
2. Klicken Sie Neue Analyse - sie wird sofort angelegt und öffnet sich.
3. Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie Dateien auswählen.
4. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist.
5. Lesen Sie den Kurzüberblick, den die KI beim ersten Öffnen automatisch erstellt, und klicken Sie eine der vorgeschlagenen Fragen darunter an.
6. Oder tippen Sie Ihre eigene Frage in das Eingabefeld und drücken Enter.

Eine Analyse nimmt höchstens 5 Dokumente mit insgesamt 50 Seiten auf, jede Datei bis 10 MB; erlaubt sind PDF, Word (.docx), Text (.txt) und Markdown (.md). Ein Dokument ohne auslesbaren Text - etwa ein eingescanntes Blatt ohne Textebene - wird zwar angenommen, aber mit der Kennzeichnung Scan oder Kein Text versehen, dazu der Hinweis „Kein lesbarer Text erkannt": Die KI kann daraus nichts lesen. Für einen Vergleich laden Sie beide Dokumente in dieselbe Analyse - erst wenn sie zusammen vorliegen, kann die KI sie gegenüberstellen.

Antworten mit Fundstellen prüfen

Jede Antwort enthält nummerierte Fundstellen im Text und darunter eine Liste Quellen.

1. Klicken Sie auf eine Fundstellen-Nummer im Text oder auf einen Eintrag in der Liste Quellen.
2. Der Vorschau-Bereich öffnet das Dokument; auf schmalen Bildschirmen wechselt dafür automatisch der Tab Vorschau.
3. Bei einer PDF-Datei springt die Vorschau direkt zur richtigen Seite. Bei Word, Text und Markdown zeigt sie stattdessen den Hinweis Vorschau nur für PDF mit dem Knopf Im neuen Tab öffnen.

Prüfen Sie die Fundstelle, statt der Antwort zu glauben - bei einem Vertrag oder einem Bescheid sollten Sie das jedes Mal tun.

Antworten merken und exportieren

Wichtige Antworten müssen Sie sich nicht separat notieren.

1. Klicken Sie unter einer Antwort auf Merken. Sie landet im Tab Gemerkt.
2. Im Tab Gemerkt entfernen Sie einen Eintrag wieder über Gemerkten Eintrag löschen.
3. Klicken Sie oben in der Analyse auf Export, um gemerkte Punkte und Chat-Verlauf gemeinsam auszugeben.
4. Wählen Sie In Zwischenablage kopieren, Markdown (.md), PDF (.pdf) oder Word (.docx).

Der Verlauf bleibt erhalten, bis Sie die Analyse löschen; eine automatische Löschung nach Zeit gibt es nicht. Löschen Sie eine vertrauliche Einmalanalyse nach Abschluss, wenn sie nicht weiter aufbewahrt werden soll.

Eine Analyse in eine Wissensdatenbank übernehmen

Wollen Sie eine Analyse dauerhaft behalten, müssen Sie die Dateien nicht neu hochladen.

1. Klicken Sie im Kopf der Analyse auf In Wissensdatenbank übernehmen (auf schmalen Bildschirmen: Übernehmen).
2. Wählen Sie Bestehende und eine Wissensdatenbank, oder Neue anlegen und einen Namen.
3. Klicken Sie Übernehmen.

Die Analyse selbst bleibt bestehen, es wird eine Kopie der Dokumente in die Wissensdatenbank übernommen. Eine neue Wissensdatenbank anzulegen setzt die Berechtigung „Wissensdatenbanken erstellen & verwalten" voraus; für eine bestehende reicht Schreibzugriff auf genau diese Wissensdatenbank.

„Kein lesbarer Text erkannt"

Die Ursache ist ein PDF ohne Textebene - meist ein eingescanntes oder abfotografiertes Blatt, aus dem sich kein Text herauslesen lässt.

1. Löschen Sie das markierte Dokument; es belegt sonst einen der fünf Plätze in der Analyse, ohne dass die KI etwas daraus lesen kann.
2. Laden Sie stattdessen eine Version mit auslesbarem Text hoch, etwa ein Text-PDF statt eines Scans.
3. Für Scans, die Sie dauerhaft brauchen, nutzen Sie eine Wissensdatenbank - sie bringt eine Texterkennung mit.

Nächster Schritt

• Wissensdatenbanken - dauerhafte Bestände statt einzelner Vorgänge, inklusive Texterkennung für Scans.
• KI-Chat - Fragen an ausgewählte Wissensdatenbanken stellen, statt eine einzelne Datei hochzuladen.
• Zum Nachschlagen - Rollen, Dateiformate, Grenzen und Aufbewahrungsfristen an einem Ort.