Zum Nachschlagen

Rollen, Dateiformate, Grenzen und Aufbewahrungsfristen an einem Ort. Diese Seite sammelt Werte, die sonst in jedem Kapitel einzeln stünden und dort mit der Zeit auseinanderliefen. Erklärungen, Einstellungen und Bedienschritte finden Sie im jeweiligen Fach-Kapitel; hier steht nur, was gilt.

Diese Seite ist die einzige im Handbuch, in der Tabellen erwünscht sind. Sie ist zum Nachschlagen gebaut, nicht zum Lesen.

Rollen und Berechtigungen

Datenmassiv AI kennt fünf Rollen. Eigentümer und Administrator haben immer alle Berechtigungen - unabhängig von der Tabelle unten. Redakteur und Benutzer haben die Berechtigungen, die Ihr Administrator ihnen unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen zuweist. Betrachter hat keine der unten stehenden Berechtigungen und ist auch nicht konfigurierbar - für diese Rolle gibt es keinen Schalter.

Nur Eigentümer und Administrator

Diese fünf Berechtigungen lassen sich für Redakteur und Benutzer nicht aktivieren, damit sich niemand selbst höhere Rechte einräumen kann.

Warum „Nutzung einsehen" gesperrt ist: Die organisationsweite Nutzungsansicht zeigt KI-Aktivität je Mitarbeiter. Das ist eine mitbestimmungspflichtige Auswertung (§ 87 BetrVG / § 26 BDSG) und deshalb auf Eigentümer und Administrator beschränkt. Jedes Mitglied sieht unter Meine Nutzung trotzdem die eigenen Werte.

Konfigurierbar für Redakteur und Benutzer

Diese zehn Berechtigungen kann Ihr Administrator unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen einzeln für Redakteur und Benutzer ein- oder ausschalten. Die Spalten zeigen die Werkseinstellung einer neu angelegten Organisation - Ihre Organisation kann davon abweichen.

Dateiformate

Dokument-Chat

Wissensdatenbanken

Transkription

MP3, WAV, M4A, WebM, OGG und FLAC.

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Grenzen

KI-Chat (Anhänge)

Microsoft 365 in Chat, Agents und Workflows

Die Dokumentintegration nutzt persönliche Geschäftskonten und von Eigentümern oder Administratoren freigegebene Ablagen; persönliche Outlook-Mails und der eigene Outlook-Kalender werden jeweils separat lesend freigegeben. Das Verbinden eines Kontos fügt dessen OneDrive nicht automatisch hinzu. Die Aufbewahrungsfrist für Chats muss endlich sein; nur der Eigentümer darf sie ändern. Die Modellfreigaben Ihrer Organisation gelten auch für Microsoft-Inhalte in Chat, Agents und Workflows. Nur EU-Provider begrenzt die Verarbeitung auf freigegebene Modelle in EU-Regionen; Global (inkl. Nicht-EU) erlaubt auch freigegebene Modelle außerhalb der EU. Den geltenden Rahmen sehen Sie auf der Integrationsseite; eine zusätzliche Microsoft-Freigabe für globale Modelle ist nicht erforderlich. Persönliche Workflows benötigen die entsprechende Freischaltung; fehlt sie, zeigt die Anwendung einen Hinweis. Im KI-Chat und in Workflows werden verdächtige oder nicht sicher prüfbare Inhalte zurückgehalten und erscheinen nicht als verwendete Quelle. In Agenten-Aufträgen gilt das ebenso für E-Mails und Termine; sobald ein Auftrag Ihre Microsoft-Quellen durchsucht hat, ruft er keine Webseiten mehr ab und sucht nicht mehr im Web. Ein persönlicher Workflow und seine Versionen bleiben auch nach dem Entfernen des Microsoft-Schritts privat.

Für Outlook-Mail gelten pro Frage höchstens zwei Suchrunden mit je bis zu drei alternativen Wortgruppen, insgesamt zwanzig Treffer, acht Leseversuche und 60.000 Zeichen verarbeiteter Mailkontext. Die Wortgruppen werden gemeinsam gesucht; bei einer leeren Suche mit Nachrichtentyp und Empfangszeitraum können zusätzliche Kandidaten allein anhand dieser beiden Grenzen gesucht werden. Insgesamt werden höchstens vier Suchanfragen ausgeführt; Kandidaten sind noch kein Beleg für das gesuchte Thema. Es werden aktuelle einzelne Nachrichten aus dem persönlichen Geschäftspostfach gelesen, keine vollständige Unterhaltung garantiert. Mailanhänge, gemeinsame Postfächer, Versand, Postfachänderungen und eine Mailfähigkeit in Workflows sind nicht enthalten. Die Mail-Anleitung erklärt Freigabe, Quellenwahl und eigene Antwortübernahme.

Für Outlook-Kalender gelten pro Frage höchstens drei Kalenderabrufe über je 1 bis 31 ganze Tage, höchstens 366 Tage vor oder nach heute. Ein Abruf listet höchstens 25 Termine, eine Frage insgesamt höchstens 30; Beschreibungen werden für höchstens sechs Termine gelesen, zusammen mit den Termindaten bis 60.000 Zeichen. Je Termin werden höchstens 30 Teilnehmende einzeln aufgeführt; Räume zählen nicht als Teilnehmende. Gelesen wird nur der eigene Standardkalender; geteilte Kalender, Verfügbarkeiten anderer, Terminanhänge und jede Änderung an Terminen sind nicht enthalten, Workflows lesen keinen Kalender. Die Kalender-Anleitung erklärt Freigabe und Quellenwahl.

Der KI-Chat erklärt die Nutzung und das Prüfen der Originalquelle. Die Agenten-Anleitung erklärt die Auswahl und private Folgefragen. Die Workflow-Anleitung beschreibt die persönliche manuelle Nutzung.

Dokument-Chat

Wissensdatenbanken

Embed-Chatbots (Monatskontingent)

Gezählt wird jede Nachricht, die ein Besucher an den Chatbot sendet; das Kontingent gilt pro Kalendermonat (deutsche Zeit) und ungenutzte Nachrichten verfallen. Bei gebuchten Paketen gilt das Kontingent pro Chatbot; das Probier-Kontingent gilt für die gesamte Organisation und bleibt auch beim Löschen oder Neuanlegen von Chatbots verbraucht.

Transkription

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Wie stark Modelle das Kontingent verbrauchen

Ihr Tarif enthält ein monatliches Kontingent. Wie schnell es sich leert, hängt nicht nur davon ab, wie viel Sie schreiben, sondern auch davon, welches Modell Sie wählen. Deshalb kann im Modellwähler rechts neben einem Modell eine Verbrauchsstufe stehen.

Die Stufe gilt immer für Ihre Organisation, den laufenden Kontingentzeitraum und den Bereich, in dem Sie das Modell verwenden. Chat und Automatisierungen haben getrennte Kontingentbereiche; dasselbe Modell kann deshalb in beiden Auswahlen unterschiedliche Stufen tragen. Ohne eine für diesen Bereich geltende Verbrauchsregel erscheint keine Stufe.

Welche Modelle Ihnen zur Verfügung stehen, richtet Ihr Administrator ein - Ihre Liste kann kürzer sein.

Zwei Dinge, die häufig für Verwirrung sorgen:

Die Verbrauchsstufe hat nichts mit der Geschwindigkeit zu tun. Im Modellwähler sind die Modelle nach Eignung gruppiert (Schnell, Leistungsstark); auch in der Gruppe Schnell stehen Modelle mit hohem Verbrauch.

Ein teureres Modell liefert nicht bei jeder Aufgabe ein besseres Ergebnis. Für Formulierungsarbeit, Zusammenfassungen und Standardfragen reicht ein sparsames Modell fast immer; die starken Modelle lohnen sich bei langen Dokumenten, mehrstufigen Analysen und kniffligen Fachfragen.

Eigentümer und Administratoren sehen unter KI-Nutzung → Monatskontingent das Kontingent, die genutzten und vorgemerkten sowie die verbleibenden Einheiten je Kontingentbereich für den tatsächlich bereitgestellten Nutzungszeitraum. Unter Abo & Abrechnung stehen zusätzlich Richtwerte für die verbleibende Nutzung. Nähert sich die Organisation der Grenze, erscheint zusätzlich ein Ring mit Prozentangabe direkt neben dem Modellnamen im Chat.

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Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Die Frage kommt in jeder Verwaltung und in jedem Betrieb mit Personalrat als erste, deshalb steht die Antwort hier vollständig an einem Ort.

Der Grundsatz: Ihre KI-Verarbeitung läuft im Standardmodus ausschließlich in EU-Regionen. Datenbank, Dateispeicher und E-Mail-Versand liegen in der EU.

Ob auch Modelle außerhalb der EU zur Wahl stehen, setzt Datenmassiv AI für Ihre Organisation, nicht Ihr eigener Administrator. Unter Einstellungen → KI-Modelle sehen Sie den geltenden Rahmen als Kennzeichnung: Nur EU-Provider oder Global (inkl. Nicht-EU).

Drei Dienste arbeiten unabhängig davon außerhalb der EU. Keiner von ihnen bekommt Ihre hochgeladenen Unterlagen zu sehen:

Keiner dieser drei Dienste erhält Ihre Dokumente, Chatverläufe, Aufnahmen oder Wissensdatenbanken.

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Workflow-Schritte

Ein Workflow wird aus Schritten gebaut. Die Palette führt sie in vier Gruppen.

Der Schritt „Code" ist System-Administratoren vorbehalten. Er erscheint in der Palette, aber ein Workflow, der ihn enthält, lässt sich von niemandem sonst speichern oder ausführen. Wenn ein Workflow ohne erkennbaren Grund nicht startet, ist das die erste Stelle, an der Sie nachsehen.

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Aufbewahrung

Wissensdatenbank-Dokumente, Dokument-Chat-Analysen, Workflow-Vorlagen und exportierte Dateien haben keine automatische Löschfrist. Sie bleiben erhalten, bis Sie sie selbst löschen.