Unter Einstellungen legen Sie fest, wie Ihre Organisation mit KI arbeitet: welche Modelle freigegeben sind, wie sich die Agents verhalten, welche Vorlagen dem ganzen Team zur Verfügung stehen und wie lange Daten aufbewahrt werden. Sie erreichen den Bereich über die Seitenleiste unter Einstellungen.
Am besten für: Modelle für das Team freigeben, Agents an Ihre Arbeitsweise anpassen, wiederkehrende Prompts für alle bereitstellen, die Aufbewahrungsfrist und den AVV festlegen.
Bevor Sie beginnen
- Der Bereich Einstellungen ist Eigentümern und Administratoren vorbehalten - fest eingebaut, nicht an Redakteur oder Benutzer delegierbar.
- Ausnahme: Vorlagen können Sie zusätzlich für Redakteure oder Benutzer freischalten, über die Berechtigung „Vorlagen verwalten" unter Team → Rollen & Berechtigungen; siehe Team verwalten.
- Die Aufbewahrungsfrist ändern und den AVV akzeptieren bleiben selbst für Administratoren gesperrt - nur der Eigentümer darf diese beiden Aktionen tatsächlich ausführen, auch wenn ein Administrator die Seite sehen kann.
Die Organisationsbeschreibung festlegen
- Öffnen Sie Einstellungen → Allgemein.
- Passen Sie bei Bedarf den Organisationsnamen an und klicken Sie Speichern.
- Schreiben Sie im Feld Beschreibung, was Ihr Unternehmen macht, welche Branche und welche Sprache bevorzugt wird, und klicken Sie erneut Speichern.
Diese Beschreibung wird automatisch als Kontext an Chat, Agents, Chatbots und Dokument-Chat angehängt. Enthält Ihr Modell-Pool ein Vision-fähiges Modell, erscheint auf derselben Seite zusätzlich der Abschnitt Dokumenten-KI: Dort wählen Sie ein Vision-Modell (OCR) und ein Strukturierungs-Modell - dieselben Modelle liest zum Beispiel der Workflow-Baustein „Dokument lesen".
Modelle für das Team freigeben
- Öffnen Sie Einstellungen → KI-Modelle.
- Oben zeigen Badges den Rahmen Ihrer Organisation: die Pool-Stufe (Standard oder Premium), die enthaltenen Kategorien und ob nur Nur EU-Provider oder zusätzlich Global (inkl. Nicht-EU) Modelle zur Wahl stehen. Beides setzt ausschließlich der Plattform-Administrator, hier sehen Sie es nur.
- Darunter listen Chat-Modelle und Embedding-Modelle die für Ihre Organisation freigeschalteten Modelle zur Übersicht.
- Unter Feature-Modelle legen Sie fest, welches Modell eine einzelne Funktion verwendet, zum Beispiel Embedding oder Transkription: Klicken Sie in der Zeile der Funktion auf die Modellauswahl - ohne eigene Auswahl zeigt sie Modell, sonst den Namen des aktiven Modells - und wählen Sie ein Modell aus der Liste.
Die dort angezeigte Verbrauchsstufe gilt für Automatisierungen Ihrer Organisation im laufenden Kontingentzeitraum. Dasselbe Modell kann deshalb hier eine andere Stufe als im Chat haben; ohne geltende Verbrauchsregel wird keine Stufe angezeigt.
Ohne eigene Auswahl gilt der globale Standard des Features. Über die Schaltfläche Auf globalen Standard zurücksetzen neben einer eigenen Auswahl entfernen Sie die Überschreibung wieder.
Agents anpassen
- Öffnen Sie Einstellungen → Agents.
- Wählen Sie in der Karte des betreffenden Agenten unter Modell ein anderes Modell, oder lassen Sie Standard verwenden stehen.
- Verschieben Sie den Regler bei Kreativität (Temperature) zwischen 0 und 2.
- Schalten Sie Speicher ein oder aus - aktiviert lässt er den Agenten aus vorherigen Aufgaben lernen.
- Wählen Sie bei Schutz-Regeln zwischen Hinweisen (Auffälligkeiten werden markiert, das Ergebnis kommt trotzdem) und Blockieren (die Ausführung stoppt).
- Klicken Sie Speichern.
Verfügbar sind die sechs fachlichen Agenten Ihres Teams; die internen Plattform-Rollen, die Anfragen weiterleiten und mehrere Agenten koordinieren, bleiben auf dem Plattform-Standard und sind hier nicht überschreibbar. Über Zurück zum Standard neben einer angepassten Karte entfernen Sie Ihre Überschreibung wieder.
Die KI-Nutzung Ihres Teams einsehen
Unter Einstellungen → KI-Nutzung sehen Eigentümer und Administratoren den Verbrauch nach Modell und Funktion, filterbar nach Zeitraum - nur für diese Rollen, weil die Auswertung Werte je Mitarbeiter zeigt. Das monatliche KI-Kontingent Ihrer Organisation richtet sich nach Ihrem Tarif und wächst mit jedem Teammitglied außer Betrachtern; eine eigene Einstellungsseite dafür gibt es nicht.
Ist das Kontingent für den Monat verbraucht, pausieren die KI-Funktionen, bis es sich am Monatsersten erneuert. Im KI-Chat, bei den Agenten und bei einem von Hand gestarteten Ablauf erscheint statt eines Ergebnisses ein Hinweis mit Ihren Möglichkeiten; neue Transkriptionen werden abgewiesen. Geplante Abläufe und Formular-Abläufe gehen nicht verloren: sie pausieren und starten von selbst, sobald wieder Kontingent da ist. Ihre Eigentümer und Administratoren sehen den Stand jederzeit unter Einstellungen → Abo & Abrechnung, werden ab 80 % gewarnt und können dort ein Zusatzpaket buchen.
Vorlagen für das ganze Team bereitstellen
- Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen.
- Klicken Sie Neue Vorlage; zum Einsortieren legen Sie vorher mit Neuer Ordner einen Ordner an.
- Wählen Sie unter Art Textvorlage oder Geführtes Gespräch und geben Sie einen Name ein.
- Schreiben Sie den Text der Vorlage. Mit Feld einfügen legen Sie Felder an, die der Chat vor dem Einsetzen abfragt;
{{text}}übernimmt, was gerade im Eingabefeld steht. - Klicken Sie Vorlage anlegen.
Diese Vorlagen sehen alle Mitglieder im KI-Chat unter Von Ihrem Team. Eigene Vorlagen legt jede Person im KI-Chat an und kann sie dort selbst mit dem Team teilen.
Die Aufbewahrungsfrist festlegen
- Öffnen Sie Einstellungen → Auftragsverarbeitung (AVV).
- Wählen Sie unter Daten automatisch löschen nach eine Frist: 7 Tage, 1 Monat, 3 Monate, 12 Monate oder Unbegrenzt.
- Klicken Sie Speichern.
Voreingestellt sind zwölf Monate. Die Frist betrifft ausschließlich Chat-Verläufe und Agent-Aufträge (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, Speicherbegrenzung); Transkriptionen und Workflow-Daten haben eigene Fristen, alle weiteren Aufbewahrungsfristen finden Sie unter Zum Nachschlagen.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag akzeptieren
Auf derselben Seite lesen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
- Tragen Sie Firmenname, Ansprechpartner, Adresse und E-Mail ein.
- Bestätigen Sie die Checkbox, dass Sie die Vereinbarung im Namen Ihres Unternehmens akzeptieren.
- Klicken Sie AVV akzeptieren.
Ein nachträgliches Ändern der Firmendaten erfordert einen erneuten Akzeptier-Vorgang mit neuer Versionsnummer.
Die Organisationsdaten exportieren
Eigentümer und Administratoren können die fachlichen Daten der gesamten Organisation herunterladen. Der Export ist unabhängig davon verfügbar, ob der AVV bereits akzeptiert wurde.
- Öffnen Sie Einstellungen → Auftragsverarbeitung (AVV).
- Gehen Sie zum Abschnitt Organisationsdaten exportieren.
- Klicken Sie Export herunterladen.
Die JSON-Datei enthält Mitglieder, Chat-Verläufe, Agent-Aufträge, Transkriptionen, Wissensdatenbanken, Dokument-Chats, Vorlagen, Chatbots, Workflows sowie Metadaten zu Dateien und erzeugten Ergebnissen.
Hochgeladene Originaldateien und andere Binärdateien sind nicht in die JSON-Datei eingebettet.
Bei sehr großen Beständen nennt _meta.truncated, welche Datenbereiche die Exportgrenze erreicht haben.
Die Organisation löschen lassen
Die Organisationslöschung ist derzeit kein Self-Service in der Kundenoberfläche. Wenden Sie sich als Eigentümer an info@datenmassiv.com, wenn die gesamte Organisation gelöscht werden soll.
Laden Sie vorher den Organisations-Export herunter, falls Sie Daten behalten müssen. Die Löschung ist unwiderruflich und entfernt die Organisationsinhalte, Dateien und Mitgliedschaften für alle Mitglieder. Die persönlichen Login-Konten der Mitglieder werden nicht gelöscht; sie können weiterhin zu anderen Organisationen gehören. Die Löschung eines persönlichen Kontos ist davon getrennt und unter Konto & Datenschutz beschrieben.
Nächster Schritt
- Team verwalten - Rollen zuweisen und die Berechtigung „Vorlagen verwalten" für Redakteure freischalten.
- Konto & Datenschutz - persönliche Daten exportieren oder das eigene Konto löschen.
- KI-Chat - wie Modelle, Wissensdatenbank-Zugriff und Vorlagen im Alltag wirken.
- Zum Nachschlagen - alle Rollen, Fristen und Grenzen an einem Ort.