Wissensdatenbanken machen Ihre Firmen-Dokumente und Webseiten für die KI durchsuchbar. Sie legen Unterlagen einmal ab, und danach beantworten der KI-Chat und die Agents Fragen daraus, mit Verweis auf die Stelle, aus der die Antwort stammt. Anders als eine einzelne Analyse im Dokument-Chat bleibt eine Wissensdatenbank dauerhaft bestehen und steht dem ganzen Team zur Verfügung.
Am besten für: Handbücher und Richtlinien durchsuchbar machen, Preislisten und Produktdaten für den Chat bereitstellen, die eigene Website als Wissensquelle einbinden, Wissen sichern, das sonst nur im Kopf einzelner Kollegen steckt.
Bevor Sie beginnen
- Eine Wissensdatenbank anlegen, Dokumente hochladen und Webseiten importieren dürfen Eigentümer und Administrator immer; Redakteure und Benutzer nur mit der passenden Berechtigung, die Ihr Administrator unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen vergibt.
- Fangen Sie mit einem Thema an, nicht mit dem ganzen Archiv. „Personal" oder „Preise 2026" liefert genauere Antworten als „Firmenunterlagen".
Eine Wissensdatenbank anlegen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Wissensdatenbanken.
- Klicken Sie auf Neue Wissensdatenbank.
- Geben Sie unter Name einen Namen ein, den Ihre Kollegen wiedererkennen - er erscheint später im Chat zur Auswahl.
- Lassen Sie Sofort aktivieren eingeschaltet, damit die Sammlung direkt im Chat zur Verfügung steht.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Unter Erweiterte Einstellungen wählen Sie bei Bedarf die Sprache der Dokumente oder ein anderes KI-Modell für die Texterkennung; für die meisten Fälle passt der Standard.
Dokumente hochladen
Ist die Wissensdatenbank noch leer, führt der Knopf Inhalt hinzufügen in der Ablagefläche zu allen Wegen hinein; sobald die ersten Dokumente da sind, steht derselbe Weg als Hinzufügen oben im Seitenkopf.
- Öffnen Sie die Wissensdatenbank.
- Ziehen Sie Dateien in die Ablagefläche, oder wählen Sie im Menü Dateien hochladen. Über Ordner hochladen übernehmen Sie stattdessen einen ganzen Ordner auf einmal.
- Warten Sie die Verarbeitung ab - der Status je Dokument zeigt an, welche Stufe gerade läuft.
Eine Quelle ist erst durchsuchbar, wenn ihre Dokumentzeile Bereit zeigt. Prüfen Sie danach, ob die Wissensdatenbank unter Einstellungen → Allgemein auf Im Chat verfügbar steht, stellen Sie im KI-Chat eine typische Frage und öffnen Sie die angegebene Quelle.
Eine einzelne Datei darf höchstens 20 MB groß sein, und für die gesamte Organisation steht standardmäßig ein Speicher von 2 GB bereit; welche Formate akzeptiert werden, steht unter Zum Nachschlagen. Enthält ein PDF gescannte Seiten, erkennt Datenmassiv AI das selbst und liest sie mit einem Bildmodell aus - der Status wechselt sichtbar auf Text wird per KI erkannt. Hat die Erkennung an einer Stelle danebengegriffen, öffnen Sie das Menü ⋮ am Ende der Dokumentzeile (Aktionen für …) und wählen Bearbeiten; Ihre Originaldatei bleibt dabei unangetastet.
Schlägt die Verarbeitung fehl, bleibt der Eintrag mit dem Hinweis Fehler und der Ursache sichtbar stehen. Wählen Sie Erneut verarbeiten, um dieselbe Datei ohne neuen Upload noch einmal durch die Verarbeitung zu schicken, oder Verwerfen, um den Versuch samt Datei aufzugeben.
Ein Dokument wieder entfernen
Wenn eine Datei in der falschen Sammlung gelandet ist, holen Sie sie dort wieder heraus. Das ist kein Randfall: Eine Personalunterlage in einer Sammlung, die das ganze Team durchsuchen darf, ist ein Datenschutzvorfall und keine Unordnung.
- Öffnen Sie am Ende der Dokumentzeile das Menü ⋮ (Aktionen für …).
- Wählen Sie Löschen.
- Bestätigen Sie im Dialog Dokument löschen? mit Löschen.
Mehrere Dokumente auf einmal entfernen Sie über die Auswahlkästchen links in der Liste; Alle auswählen in der Kopfzeile nimmt die ganze Ansicht. Der Dialog nennt dann die Anzahl (N Dokumente löschen?).
Gelöschte Dokumente sind sofort weg, es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung. Verschieben zwischen zwei Wissensdatenbanken gibt es nicht - laden Sie die Datei in der Zielsammlung neu hoch und entfernen Sie sie hier.
Eine ganze Wissensdatenbank samt Inhalt löschen Sie in der Übersicht Wissensdatenbanken über das Menü der jeweiligen Kachel und den Dialog Wissensdatenbank löschen?.
Eine Website übernehmen
- Klicken Sie in der Wissensdatenbank auf Inhalt hinzufügen (bzw. Hinzufügen) und dann auf Webseite hinzufügen.
- Geben Sie die Website URL ein und klicken Sie auf Seiten suchen.
- Wählen Sie per Checkbox, welche der gefundenen Seiten Sie wirklich brauchen.
- Klicken Sie auf N Seiten laden und prüfen Sie in der Vorschau, was tatsächlich angekommen ist. Fehlt Inhalt, holen Sie mit Komplette Seite laden mehr als nur den Haupttext einer einzelnen Seite nach.
- Klicken Sie auf N Seiten importieren und warten Sie, bis die benötigten Dokumentzeilen Bereit zeigen.
Bereit zur Vorschau bedeutet nur, dass die Seiten zur Auswahl geladen wurden; durchsuchbar werden sie erst nach dem Import und dem Status Bereit in der Dokumentliste. Antwortet eine einzelne Seite nicht, bricht der Import deshalb nicht ab: Sie wird in der Vorschau als Fehler markiert, während die übrigen Seiten wie gewohnt zur Auswahl stehen. Ein Import-Job lädt höchstens 100 Seiten; weitere Grenzen stehen unter Zum Nachschlagen. Eine importierte Website hält sich nicht von selbst aktuell: Ändert sich Ihre Seite, holen Sie sie über Aktualisieren im Seitenkopf erneut.
Einen Text direkt schreiben
Manches Wissen existiert in keinem Dokument, sondern nur in zwei Köpfen - etwa die Vertretungsregel im Urlaubsfall.
- Klicken Sie auf Inhalt hinzufügen (bzw. Hinzufügen) und dann auf Text schreiben.
- Geben Sie einen Titel und den Inhalt ein (Markdown möglich).
- Klicken Sie auf Speichern.
Selbst geschriebene Texte ändern Sie jederzeit wieder über das Menü ⋮ und Bearbeiten; bei hochgeladenen Dateien zeigt derselbe Weg den erkannten Text, nicht das Original. Nur importierte Webseiten lassen sich so nicht ändern - die holen Sie über Aktualisieren neu.
Im Chat auf Ihr Wissen zugreifen
- Öffnen Sie den KI-Chat.
- Öffnen Sie neben dem Eingabefeld Quellen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Sammlungen aus und stellen Sie Ihre Frage in ganzen Sätzen statt in Stichworten.
Unter der Antwort steht, wie viele Quellen verwendet wurden; ein Klick öffnet die Fundstelle. Bei allem, was zählt, lesen Sie die Fundstelle, statt der Antwort allein zu glauben. Sie sehen dabei nur die Wissensdatenbanken, für die Sie freigeschaltet sind - wie das gesteuert wird, steht im nächsten Abschnitt. Modellwahl und Websuche im Chat sind im Kapitel KI-Chat beschrieben.
Den Zugriff einschränken
Jede Wissensdatenbank steht standardmäßig für Alle Mitglieder Ihrer Organisation offen. Für Personalunterlagen oder Vertragsentwürfe stellen Sie stattdessen auf Eingeschränkt um.
- Öffnen Sie die Wissensdatenbank → Einstellungen.
- Wählen Sie im Bereich Zugang die Option Eingeschränkt.
- Klicken Sie auf Person hinzufügen und wählen Sie die Person aus der Liste.
- Legen Sie die Zugriffsebene fest: Editor, wenn die Person Dokumente pflegen soll, Nutzer, wenn sie nur fragen darf.
Eigentümer und Administratoren haben immer vollen Zugriff, unabhängig vom Modus, und stehen deshalb nicht in dieser Liste. Wechseln Sie zurück auf Alle Mitglieder, gehen alle einzeln vergebenen Zugänge verloren.
Eine Wissensdatenbank erscheint nicht im Chat
Meist liegt es an einem von zwei Gründen: Der Schalter Im Chat verfügbar unter Einstellungen → Allgemein ist ausgeschaltet, oder die Sammlung steht auf Eingeschränkt und Sie sind nicht freigeschaltet. Bitten Sie in beiden Fällen die Person, die die Wissensdatenbank verwaltet, um Freischaltung.
Nächster Schritt
- KI-Chat - Fragen stellen, Modelle wählen.
- Transkription - Aufnahmen landen automatisch in Meine Aufnahmen und Team-Aufnahmen, zwei Wissensdatenbanken, die sich selbst befüllen.
- Zum Nachschlagen - Rollen, Dateiformate und Grenzen an einem Ort.