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Handbuch

Workflows

Ein Workflow legt einen mehrstufigen Ablauf einmal fest - Beleg auslesen, gegen Ihr Firmenwissen prüfen, Datei erzeugen, eine Person entscheiden lassen - und führt ihn danach jedes Mal gleich aus. Anders als eine Prompt-Vorlage im KI-Chat, die einen Text vorformuliert, den Sie noch selbst absenden, läuft ein Workflow die Schritte eigenständig durch, ausgelöst durch einen Zeitplan, ein Formular oder einen Klick statt durch Senden. Wer eine feste Reihenfolge mit mehreren Beteiligten braucht, baut hier; wer nur einen wiederkehrenden Text formulieren will, kommt mit einer Prompt-Vorlage schneller ans Ziel.

Am besten für: Rechnungen und Belege automatisch auslesen und prüfen, Kundenanfragen im Vier-Augen-Prinzip beantworten, wiederkehrende Berichte nach Zeitplan erstellen, Bewerbungen oder Lieferscheine vorsortieren, Formulare ohne Anmeldung von außen entgegennehmen.

Bevor Sie beginnen

  • Der Menüpunkt Workflows erscheint nur, wenn die Funktion für Ihre Organisation freigeschaltet ist; fehlt er, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Datenmassiv AI.
  • Ansehen dürfen Sie Workflows mit der Berechtigung „Workflows ansehen" - bei Eigentümer und Administrator immer vorhanden, bei Redakteur und Benutzer schaltet sie Ihr Administrator unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen frei. Bearbeiten, Ausführen und Freigeben sind drei weitere Berechtigungen nach demselben Muster.

Einen Workflow aus einer Vorlage starten

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Workflows und dann auf Vorlagen.
  2. Die Galerie zeigt jede Vorlage mit ihrem echten Ablauf als Cover, filterbar nach Bereich und durchsuchbar über das Suchfeld.
  3. Öffnen Sie eine Vorlage und lesen Sie So läuft es ab und Voraussetzung.
  4. Klicken Sie Vorlage verwenden; Sie erhalten eine eigene, unabhängige Kopie, und ein kurzer Einrichtungs-Dialog fragt nach den wenigen Angaben, die noch fehlen. Dafür brauchen Sie die Berechtigung „Workflows bearbeiten".
  5. Es startet automatisch ein Vorschaulauf mit Beispieldaten - er verschickt keine E-Mails und hält an keinem Prüfschritt.

Den Workflow einer Kollegin oder eines Kollegen kopieren Sie über das Menü ⋮ auf der Workflow-Karte mit Duplizieren. Private Verknüpfungen wie Wissensdatenbanken oder Zugangsdaten reisen dabei nie automatisch mit - ein Einrichtungs-Dialog fragt nach Ihren eigenen Werten.

Einen Workflow selbst aufbauen

  1. Klicken Sie Workflows in der Seitenleiste und dann Neuer Workflow.
  2. Beschreiben Sie unter „Oder beschreiben Sie Ihren eigenen Prozess" Ihren Ablauf in einem Satz, damit die KI einen Entwurf auf die Leinwand setzt - oder klicken Sie Leeren Workflow erstellen und fangen selbst an.
  3. Fügen Sie über die Schritt-Palette links einen Schritt hinzu; er hängt sich automatisch an den letzten an. Die Palette gliedert die Schritte in vier Gruppen: KI (u. a. Agent, Dokument lesen, Wissen), Logik & Ablauf (Bedingung mit geführtem Vergleich über einen Operator wie „ist größer als", Wiederholen, Für jedes Element) und Aktionen (E-Mail, HTTP, Vorlage, Wissen sichern) sowie Ausgabe & Prüfung (Ausgabe, Prüfung, Prüfregeln, Verzögerung).
  4. Klicken Sie einen Schritt an, um sein Einstellungs-Panel rechts zu öffnen. Modell und Wissensdatenbanken wählen Sie dort aus einer Liste, über Variablen fügen Sie das Ergebnis eines vorherigen Schritts direkt an der Cursor-Position ein.
  5. Legen Sie am ersten Schritt den Auslöser fest: Manuell, Zeitplan (höchstens einmal täglich) oder Formular - Letzteres erzeugt nach der Aktivierung einen öffentlichen Link, über den auch Personen ohne Zugang zu Datenmassiv AI den Workflow starten können, mit Feldtypen von Text bis Datei-Upload für einen Beleg oder ein Foto.
  6. Änderungen werden automatisch gespeichert, wenige Sekunden nach der letzten Eingabe; über das Menü ⋮ → Jetzt speichern lösen Sie das bei Bedarf von Hand aus.
  7. Klicken Sie Testen für einen Probelauf, dann Aktivieren - danach heißt derselbe Knopf Ausführen.

Ein Workflow bleibt Privat, bis Sie über die Schaltfläche Privat/Team oben rechts Mit Team teilen wählen. Das braucht die Berechtigung „Workflows freigeben", die anfangs nur Eigentümer und Administrator haben.

Microsoft-Dokumente persönlich auswerten

Für diesen Ablauf brauchen Sie ein verbundenes Geschäftskonto unter Integrationen → Microsoft 365 und die Berechtigungen zum Bearbeiten und Ausführen von Workflows. Der Workflow bleibt privat und kann nur von seinem Ersteller manuell mit dessen Microsoft-Rechten gestartet werden. Diese persönliche Sichtbarkeit bleibt erhalten, auch wenn Sie den Microsoft-Schritt später entfernen. Vor dem Start und in der Ausführungsansicht erklärt Privater Microsoft-Workflow, dass Ihr verbundenes Geschäftskonto verwendet wird und nur Sie als Ersteller den Workflow, seine Dokumentauszüge und sein Ergebnis sehen. Falls beim Speichern, Aktivieren oder Starten „Microsoft-Workflows sind noch nicht freigeschaltet“ erscheint, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Datenmassiv AI. Hat ein bestehender Workflow bereits Ausführungen, erstellen Sie auf seiner Workflow-Karte mit ⋮ → Duplizieren zuerst eine neue private Kopie und fügen den Microsoft-Schritt dort hinzu.

  1. Erstellen Sie einen leeren Workflow mit Manueller Start und belassen Sie die Sichtbarkeit auf Privat.
  2. Fügen Sie den Schritt Microsoft-Dokumente hinzu.
  3. Tragen Sie unter Suchbegriff 1 einen Dateinamen oder ein Thema ein, zum Beispiel „Reisekostenrichtlinie“.
  4. Fügen Sie einen KI-Text-Schritt hinzu und beschreiben Sie unter Anweisung die gewünschte Auswertung.
  5. Prüfen Sie die Datenquellen (optional): Der Verweis auf die gelesenen Microsoft-Dokumente wird automatisch eingetragen.
  6. Klicken Sie Testen, um den Ablauf bewusst zu starten; nach Aktivieren heißt die Aktion Ausführen.

Ein Workflow enthält höchstens einen Microsoft-Quellschritt und liest insgesamt höchstens drei passende Dokumente; bei mehreren Themen ergänzen Sie in diesem Schritt mit Suchbegriff hinzufügen bis zu drei Suchbegriffe. Jeder Suchbegriff darf nach dem Einsetzen von Variablen höchstens 120 Zeichen enthalten und nicht leer sein; erscheint ein entsprechender Hinweis, kürzen oder ergänzen Sie den Suchbegriff. Die Anweisung im KI-Text-Schritt bleibt fest formuliert; Verweise auf Dokumentinhalte gehören ausschließlich in dessen Datenquellen. Die Dokumentinhalte werden vor der Auswertung geprüft; zurückgehaltene Inhalte werden nicht an KI-Text weitergegeben und nicht als Quelle angezeigt. Die Auswertung verwendet ein von Ihrer Organisation freigegebenes Modell und das normale KI-Kontingent; für Microsoft-Dokumente brauchen Sie keinen zusätzlichen Tarif. Nach Abschluss sehen Sie den vollständigen KI-Text unter Ergebnis und die Originaldateien unter Microsoft-Quellen. Mit Ergebnis kopieren übernehmen Sie die fertige Antwort und ihre Quellen selbst in die Zwischenablage. Die Originaldateien öffnen Sie mit Ihren Microsoft-Rechten. Private Microsoft-Workflows starten keinen automatischen Vorschaulauf und lassen sich weder nach Zeitplan ausführen noch mit dem Team teilen. Für diese Abläufe stehen Microsoft-Dokumente, KI-Text und Bedingungen zur Verfügung; automatische Datei-Ausgaben, Agenten und externe Aktionen sind ausgeschlossen.

Findet der Schritt keine passenden Dokumente, präzisieren Sie die Suchbegriffe oder prüfen Sie die freigegebene Bibliothek. Bei fehlenden Rechten prüfen Sie den Zugriff auf die Originaldateien in SharePoint oder OneDrive. Ein nicht unterstütztes Dateiformat oder eine fehlende PDF-Freischaltung wird ausdrücklich benannt; die Referenz nennt die lesbaren Formate. Werden verdächtige Anweisungen zurückgehalten, prüfen Sie die Originaldokumente oder verwenden Sie eine andere Quelle. Kann der Abruf oder die Sicherheitsprüfung vorübergehend nicht abgeschlossen werden, starten Sie den Workflow später erneut.

Einen Workflow ausführen

  1. Öffnen Sie den Workflow - die Seite Ausführen ist der Alltag, ganz ohne Builder.
  2. Füllen Sie bei einem Formular-Auslöser die Eingabefelder aus und klicken Sie Workflow ausführen (bei einem Zeitplan-Workflow heißt derselbe Knopf Jetzt ausführen).
  3. Der Fortschritt erscheint Schritt für Schritt auf der Seite; danach stehen erzeugte Dateien unter Erzeugte Dateien zum Download, standardmäßig 90 Tage lang.

Ein Workflow im Zustand Entwurf, Pausiert oder Archiviert lässt sich hier nicht starten, die Seite erklärt jeweils, warum. Läuft ein Lauf noch, brechen Sie ihn in der Lauf-Detailansicht mit Lauf stoppen ab; bereits abgeschlossene Schritte bleiben erhalten, weitere starten nicht mehr, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Dafür brauchen Sie die Berechtigung „Workflows ausführen".

Einen angehaltenen Schritt freigeben

  1. Erreicht der Lauf einen Schritt vom Typ Prüfung, wechselt er in den Status „Wartet auf Prüfung", und der Dialog Prüfung erforderlich erscheint auf der Ausführen-Seite und in der Lauf-Detailansicht.
  2. Sehen Sie sich den Inhalt im Reiter Vorschau an, oder korrigieren Sie ihn im Reiter Bearbeiten - eine begonnene Korrektur übersteht auch das Schließen des Dialogs.
  3. Klicken Sie Freigeben (bzw. Mit Änderung freigeben, wenn Sie etwas geändert haben), damit der Workflow weiterläuft, oder Zur Überarbeitung, um ihn zu stoppen.

Von sich aus wird niemand benachrichtigt: Schalten Sie im Prüfschritt E-Mail-Freigabe ein und tragen Sie eine Adresse aus Ihrer Organisation unter Prüfer E-Mail ein, damit ein einmalig verwendbarer Freigabe-Link per E-Mail herausgeht. Ohne Entscheidung scheitert der Lauf, sobald das unter Timeout (Stunden) eingestellte Zeitfenster abläuft - Standard 72 Stunden, einstellbar von 1 bis 168.

Zugangsdaten für einen externen Dienst hinterlegen

Ruft ein Workflow über den Schritt HTTP einen externen Dienst auf, braucht er dafür meist einen Schlüssel.

  1. Öffnen Sie Zugangsdaten in der Seitenleiste, oder legen Sie direkt im Schritt HTTP über + Neue Zugangsdaten anlegen … neue an.
  2. Wählen Sie die passende Art: Ein langer Schlüssel (Token), Schlüssel mit eigenem Namen (API-Key) oder Benutzername und Passwort - was zutrifft, steht in der Anleitung des jeweiligen Dienstes.
  3. Geben Sie eine Bezeichnung ein, tragen Sie den Schlüssel ein und speichern Sie.

Der Schritt wählt die Zugangsdaten danach nur noch aus einer Liste aus. Datenmassiv AI speichert den Schlüssel geschützt und zeigt ihn danach niemandem mehr im Klartext an, auch Ihnen nicht. Verwenden noch Workflows die Zugangsdaten, warnt Datenmassiv AI vor dem Löschen, statt es stillschweigend zuzulassen.

Ein Lauf bleibt bei „Wartet auf Prüfung" hängen

Meist ist die Ursache simpel: E-Mail-Freigabe ist im Prüfschritt ausgeschaltet, also wartet der Lauf still, ohne dass jemand Bescheid bekommt. Schalten Sie sie ein und tragen Sie eine Prüfer E-Mail ein, oder geben Sie direkt in der Lauf-Detailansicht frei, ohne auf eine E-Mail zu warten. Ohne Entscheidung scheitert der Lauf automatisch, sobald die Frist abläuft.

Nächster Schritt

  • Agents - die Spezialisten, die ein Agent-Schritt im Workflow ausführt.
  • Wissensdatenbanken - das Firmenwissen, das Schritte wie Wissen und Wissen sichern nutzen.
  • Zum Nachschlagen - Rollen, Schritt-Typen und Grenzen an einem Ort.