Ein Embed-Chatbot beantwortet Fragen Ihrer Website-Besucher rund um die Uhr - ausschließlich aus den Wissensdatenbanken, die Sie ihm zuweisen, mit Quellenangabe unter jeder Antwort. Auf sonstige Daten Ihrer Organisation, auf Ihre Agents oder auf Ihre Workflows hat er keinen Zugriff. Findet er keine Grundlage, sagt er das offen, statt sich etwas zurechtzulegen.
Am besten für: FAQ und Support auf der eigenen Website, einen Verkaufsberater auf der Produktseite, einen internen Helpdesk im Intranet, Terminvorschläge über einen verbundenen Kalender, Kontaktanfragen einsammeln, wenn der Chatbot einmal nicht weiterweiß.
Bevor Sie beginnen
- Einen Chatbot anlegen und bearbeiten dürfen Eigentümer und Administrator immer; Redakteure und Benutzer nur, wenn ihr Administrator ihnen die Berechtigung „Chatbots verwalten" unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen zuweist.
- Ohne eine verbundene Wissensdatenbank kann der Chatbot keine Fragen beantworten - legen Sie vorher eine an, falls noch keine existiert (siehe Wissensdatenbanken).
Einen Chatbot anlegen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Chatbots.
- Klicken Sie Neuer Chatbot.
- Geben Sie einen Name ein und optional eine Kurzbeschreibung (optional). Sofort aktivieren ist voreingestellt; schalten Sie es aus, solange Sie den Chatbot zunächst nur einrichten möchten.
- Klicken Sie Erstellen.
Der Builder öffnet sich mit neun Reitern: drei zum Beobachten (Auswertung, Gespräche, Kontakte) und sechs zum Einrichten und Testen.
Wissensdatenbanken verbinden
- Öffnen Sie den Reiter Wissen.
- Klicken Sie bei jeder Sammlung, die der Chatbot durchsuchen darf, auf Verbinden.
Was Sie hier nicht verbinden, sieht der Chatbot nicht - persönliche Aufnahmen-Archive lassen sich grundsätzlich nicht verbinden, sie sind nutzerprivat.
Verhalten und Design anpassen
Im Reiter Allgemein wählen Sie unter Vorlage einen von neun fertigen System-Prompts - von einem allgemeinen Informations-Assistenten bis zum Compliance-Assistenten - oder Benutzerdefiniert für einen eigenen Text; Ihr Firmenname wird darin automatisch eingesetzt. Darunter legen Sie Bot-Antwortsprache und Widget-UI-Sprache fest (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch oder automatisch) sowie Vorschläge, die Besuchern als Klick-Buttons erscheinen. Ebenfalls im Reiter Allgemein hinterlegen Sie unter Datenschutz den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung und die Aufbewahrungsfrist (Tage) für Konversationen - wählbar zwischen 7 und 365 Tagen, voreingestellt 90.
Im Reiter Design bestimmen Sie Primärfarbe und Button-Position, mit einer Live-Vorschau daneben. Eine der vier Design-Vorlagen (Minimal, Soft Rounded, Corporate, Dark) liefert fertiges CSS als Startpunkt für das Feld Eigenes CSS.
Vorschau und Antworttest
Im Reiter Design bleibt die visuelle Vorschau für Farben, Position und eigenes CSS verfügbar. Der Antworttest im Reiter Testen ist vorübergehend nicht verfügbar und zeigt dort einen entsprechenden Hinweis statt eines Eingabefelds. Diese Einschränkung betrifft nicht den eingebetteten Chatbot auf Ihrer Website.
Für einen fachlichen Test vor der öffentlichen Freigabe aktivieren Sie den Chatbot zunächst nur auf einer nicht öffentlichen Testseite und tragen ausschließlich deren Domain unter Erlaubte Domains ein. Prüfen Sie dort echte Kundenfragen gegen die gespeicherte Konfiguration und ergänzen Sie die öffentliche Domain erst nach Ihrer Freigabe.
Auf Ihrer Website einbinden
- Öffnen Sie den Reiter Einbettung und tragen Sie unter Erlaubte Domains mindestens eine Domain ein - ohne Eintrag antwortet der Chatbot auf keiner Website. Ein Eintrag mit Platzhalter (
*.beispiel.de) deckt die Basis-Domain und alle Subdomains ab. - Kopieren Sie den Embed-Code und fügen Sie ihn vor dem schließenden
</body>-Tag Ihrer Website ein:
Der Embed-Code oben lädt automatisch die aktuelle Widget-Version.
Falls Ihr Webteam im Script-Pfad ausdrücklich /embed/v1/widget.js eingetragen hat, bleibt die bisherige Darstellung erhalten; für die aktuelle Version wechseln Sie auf /embed/widget.js.
Farbe, Sprache und Vorschläge lädt das Widget automatisch aus der gespeicherten Konfiguration - im Code steht nur der API-Key. Diesen sehen Sie aus Sicherheitsgründen nur einmal im Klartext, direkt nach dem Anlegen oder nach Key erneuern; ist er verloren, erzeugen Sie dort einen neuen. Über eine programmatische Schnittstelle lässt sich das Chat-Fenster auch per JavaScript öffnen, schließen oder mit einer vorausgefüllten Frage starten - praktisch für einen eigenen Button oder einen Link aus einer E-Mail.
Nach dem Einbetten sehen Sie im Reiter Auswertung, wie oft der Chatbot genutzt wird und welche Fragen am häufigsten unbeantwortet bleiben, und im Reiter Gespräche einzelne Verläufe zur Qualitätssicherung.
Anfragen erfassen, die der Chatbot nicht beantworten kann
Findet der Chatbot in den verbundenen Wissensdatenbanken keine Antwort, kann er dem Besucher stattdessen anbieten, seine Kontaktdaten zu hinterlassen - so geht keine Anfrage verloren.
- Öffnen Sie den Reiter Integrationen und schalten Sie Kontaktdaten erfassen ein. Voraussetzung ist mindestens eine verbundene Wissensdatenbank, sonst erscheint die Kontaktkarte nicht.
- Die E-Mail-Adresse ist immer Pflichtfeld; Name und Telefon schalten Sie bei Bedarf zusätzlich dazu.
- Hinterlegen Sie optional einen Einleitungs- und einen Bestätigungstext sowie eine abweichende Adresse unter Benachrichtigung an - bleibt sie leer, geht jede Anfrage an den Eigentümer der Organisation.
Jede Anfrage sehen Sie sofort per E-Mail und gesammelt im Reiter Kontakte. Verbinden Sie zusätzlich einen Google Kalender, kann der Chatbot freie Termine vorschlagen: Er liest den Kalender nur, gebucht wird nichts, und der Kalender muss dafür öffentlich freigegeben sein.
Monatskontingent
Jeder Chatbot hat ein monatliches Kontingent an Chat-Nachrichten; gezählt wird jede Nachricht, die ein Besucher an den Chatbot sendet. Den aktuellen Stand sehen Sie jederzeit oben auf der Chatbot-Seite neben dem Aktiv-Status. Ohne gebuchtes Chatbot-Paket stehen Ihrer Organisation insgesamt 250 Nachrichten pro Monat zur Verfügung, es kann nur ein Chatbot gleichzeitig aktiv sein, und das Widget zeigt Powered by mit dem Logo von Datenmassiv AI. Bei 80 % und 90 % des Kontingents erhält der Eigentümer der Organisation eine E-Mail; ist es aufgebraucht, kommt eine weitere E-Mail und der Chatbot pausiert. Besucher sehen während der Pause einen freundlichen Hinweis, den Sie im Reiter Einbettung selbst formulieren können - keine Fehlermeldung. Zum 1. des Folgemonats (deutsche Zeit) startet der Chatbot automatisch wieder; ungenutzte Nachrichten verfallen. Die Kontingente aller Chatbot-Pakete stehen im Nachschlage-Kapitel.
Der Chatbot antwortet nicht auf meiner Website
Prüfen Sie der Reihe nach vier Ursachen: Ihre Domain fehlt in der Liste Erlaubte Domains im Reiter Einbettung, der Chatbot steht im Reiter Allgemein auf Aktiv ausgeschaltet, der eingebettete API-Key ist noch der Platzhalter aus dem Beispielcode statt Ihres echten Keys, oder das Monatskontingent ist aufgebraucht.
Nächster Schritt
- Wissensdatenbanken - die Quelle, aus der Ihr Chatbot antwortet.
- Team - wer die Berechtigung „Chatbots verwalten" erhalten kann.
- Zum Nachschlagen - Rollen, Grenzen und Aufbewahrungsfristen an einem Ort.