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Handbuch

Team verwalten

Hier verwalten Sie, wer zu Ihrer Organisation gehört: Personen einladen, Rollen anpassen, Zugriff entziehen und nachvollziehen, wer wann was geändert hat. Sie erreichen den Bereich über die Seitenleiste unter Team. Jedes Mitglied kann außerdem die eigene Rolle und die eigenen Zugriffsrechte einsehen.

Am besten für: Neue Kolleginnen und Kollegen einladen, eine Rolle nach einem Wechsel anpassen, den Zugriff einer ausgeschiedenen Person entziehen, eine Änderung im Nachhinein nachvollziehen.

Bevor Sie beginnen

  • Einladen, Rollen ändern, Mitglieder entfernen und das Aktivitätsprotokoll einsehen ist Eigentümern und Administratoren vorbehalten - fest eingebaut, nicht an Redakteur oder Benutzer delegierbar.
  • Die eigene Rolle und die eigenen Zugriffsrechte kann jedes Mitglied unabhängig von seiner Rolle einsehen.

Eine Person einladen

  1. Öffnen Sie Team → Benutzer.
  2. Klicken Sie Einladen.
  3. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
  4. Wählen Sie die Rolle: Betrachter, Benutzer, Redakteur oder Administrator.
  5. Klicken Sie Einladung senden.

Wählen Sie Redakteur als Ausgangsrolle, wenn die Person organisationsweite Inhalte pflegen, aber weder Mitglieder noch Organisationseinstellungen verwalten soll. Prüfen Sie danach unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen, welche Inhaltsrechte für Redakteure in Ihrer Organisation tatsächlich aktiviert sind. Soll eine Person nur eine einzelne eingeschränkte Wissensdatenbank pflegen, laden Sie sie stattdessen als Benutzer ein und geben ihr dort unter Einstellungen → Zugang → Person hinzufügen die Zugriffsebene Editor.

Die eingeladene Person meldet sich mit dem Link aus der E-Mail an und bestätigt den Beitritt ausdrücklich mit Einladung annehmen; erst dann entsteht die Mitgliedschaft. Ein Administrator kann per Einladung höchstens die Rolle Redakteur vergeben. Nur ein Eigentümer kann eine weitere Person als Administrator einladen. Solange eine Einladung offen ist, steht sie unter Ausstehende Einladungen; über ⋮ kopieren Sie den Link erneut (Einladungslink kopieren) oder ziehen die Einladung zurück (Stornieren). Eine Einladung gilt sieben Tage, danach braucht die Person eine neue.

Eine Rolle ändern

  1. Klicken Sie in Team → Benutzer in der Zeile der Person auf die aktuelle Rolle.
  2. Wählen Sie im Menü die neue Rolle: Betrachter, Benutzer, Redakteur oder Administrator.

Niemand kann die eigene Rolle ändern. Nur ein Eigentümer kann eine andere Person zum Eigentümer machen (Zum Eigentümer machen) oder die Rolle eines bestehenden Eigentümers ändern. Ein Administrator darf dagegen - anders als bei der Einladung - eine andere Person auch zur Administratorin oder zum Administrator machen; reserviert bleibt allein die Rolle Eigentümer. Mindestens ein Eigentümer und mindestens ein Administrator müssen in der Organisation bleiben - der Versuch, den letzten davon zurückzustufen, wird abgelehnt. Jede Rollenänderung erscheint im Aktivitätsprotokoll.

Ein Mitglied entfernen

  1. Klicken Sie in Team → Benutzer in der Zeile der Person auf ⋮.
  2. Klicken Sie Entfernen.

Das wirkt sofort und ohne weitere Nachfrage - die Person verliert augenblicklich den Zugriff auf die Organisation. Sie können sich selbst nicht entfernen, ein Administrator kann keinen Eigentümer entfernen, und der letzte verbleibende Eigentümer bleibt geschützt.

Berechtigungen einer Rolle anpassen

Redakteur und Benutzer starten mit einer werkseitigen Berechtigungsstufe; als Administrator erweitern oder beschränken Sie sie einzeln.

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Rollen & Berechtigungen.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Benutzer oder Redakteur für die jeweilige Berechtigung.
  3. Klicken Sie Berechtigungen speichern.

Fünf Berechtigungen - unter anderem Mitglieder verwalten, Rollen konfigurieren und Audit-Log einsehen - bleiben grundsätzlich Eigentümer und Administrator vorbehalten, damit sich niemand selbst höhere Rechte einräumt; sie lassen sich hier nicht freischalten. Alle Rollen und ihre Berechtigungen im Überblick: Zum Nachschlagen.

Die eigene Rolle und Zugriffe ansehen

  1. Klicken Sie unten links auf Ihren Namen.
  2. Gehen Sie zu Mein Konto → Meine Rolle & Zugriffe.

Sie sehen Ihre Rolle und, als Benutzer oder Betrachter, welche einzeln freigegebenen Wissensdatenbanken Sie zusätzlich nutzen dürfen. Denselben Inhalt erreichen Sie auch direkt über Team → Rollen; dort sehen Sie zusätzlich alle fünf Rollen mit ihren Berechtigungen, nur lesend.

Das Aktivitätsprotokoll lesen

  1. Öffnen Sie Team → Aktivitätsprotokoll.
  2. Grenzen Sie die Liste bei Bedarf über den Filter oben rechts ein, etwa auf Rollenänderungen oder Einladungen gesendet.

Das Protokoll zeigt Mitglieds-, Rollen- und Einladungsänderungen sowie AVV- und Wissensdatenbank-Zugriffsereignisse, gruppiert nach Datum. Es reicht 90 Tage zurück, ältere Einträge werden automatisch gelöscht.

Eine Rolle lässt sich nicht ändern

Meist greift eine der eingebauten Schutzregeln, kein Fehler. Sie können weder die eigene Rolle ändern noch den letzten verbliebenen Eigentümer oder Administrator zurückstufen oder entfernen, und nur ein Eigentümer darf einen weiteren Eigentümer ernennen oder dessen Rolle ändern. Ernennen Sie zuerst eine zweite Person zum Eigentümer oder Administrator - danach lässt sich die ursprüngliche Änderung durchführen.

Nächster Schritt