KI-Chat

Der KI-Chat ist die Fläche, auf der Sie in normaler Sprache fragen und Aufträge geben. Er beantwortet Fragen, entwirft Texte, fasst zusammen und überarbeitet Formulierungen. Anders als ein privat genutzter KI-Dienst greift er auf Ihr Firmenwissen zu, hält sich an Ihre Rollen und verarbeitet im Standardmodus ausschließlich in der EU.

Am besten für: Entwürfe schreiben, Texte kürzen und umformulieren, Fragen an die eigenen Unterlagen, Übersetzungen, Zusammenfassungen langer Dokumente.

Bevor Sie beginnen

• Der KI-Chat steht jedem Mitglied Ihrer Organisation offen, unabhängig von der Rolle.
• Welche Modelle Sie zur Auswahl haben, richtet Ihr Administrator unter Einstellungen → KI-Modelle ein.

Eine Frage stellen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf KI-Chat.
2. Tippen Sie Ihre Frage in das Eingabefeld (Stellen Sie Ihre Frage) und drücken Sie Enter.
3. Die Antwort erscheint, während sie entsteht. Mit Stoppen brechen Sie sie vorzeitig ab.

Fahren Sie mit der Maus über eine Antwort, erscheinen darunter Kopieren und Antwort neu generieren. Kopieren übernimmt die vollständige Textantwort. Hat die Antwort Quellen, heißt die Aktion Antwort mit Quellen kopieren und übernimmt die angezeigten Quellenverweise. Microsoft-Dateiverweise enthalten Dateiname, Ablage, aufgezeichnetes Änderungsdatum und den Link zur Originaldatei; Wissensdatenbank-Verweise enthalten den Dokumentnamen und gegebenenfalls die Seite. Die Kopie hält den Stand dieser Antwort fest und prüft die Quellen nicht erneut. Über Ihrer eigenen Nachricht erscheint Nachricht bearbeiten: Sie ändern die Frage und lösen mit Senden eine neue Antwort aus, statt eine zweite Nachricht hinterherzuschieben.

Jede Unterhaltung bleibt im Reiter Chats der linken Spalte erhalten und ist nur für Sie sichtbar. Mit Neuer Chat oben beginnen Sie ein neues Gespräch, ohne das alte zu verlieren.

Ihr Firmenwissen einbeziehen

Ohne Ihr Zutun greift die KI nicht auf Ihre Dokumente zu. Im Menü Quellen wählen Sie vor dem Senden die Wissensdatenbanken, Microsoft-Dokumente oder nach separater Freigabe Outlook-Mail und Outlook-Kalender aus.

1. Öffnen Sie neben dem Eingabefeld Quellen.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Wissensdatenbanken aus.
3. Stellen Sie Ihre Frage in ganzen Sätzen. „Wie viele Urlaubstage stehen einem Mitarbeiter nach fünf Jahren zu?" trifft besser als „Urlaub".

Die ausgewählten Quellen stehen über dem Eingabefeld; Quellen zeigt ihre Anzahl. Die Auswahl gilt auch für die nächste Frage in diesem Chat, bis Sie sie ändern. Mit Auswahl aufheben entfernen Sie alle ausgewählten Quellen. Sie können Wissensdatenbanken und Microsoft 365 auch gemeinsam auswählen. Wenn Belege gefunden wurden, steht unter der Antwort, wie viele Quellen verwendet wurden, gegebenenfalls getrennt nach Aus Ihren Wissensdatenbanken, Aus Microsoft 365 und Aus dem Web. Ein Klick öffnet die Fundstelle. Bei allem, was zählt - eine Frist, ein Betrag, eine Zusage an einen Kunden -, lesen Sie die Fundstelle, statt der Antwort zu glauben.

Sie sehen nur die Wissensdatenbanken, für die Sie freigeschaltet sind. Fehlt eine in der Liste, ist sie auf ausgewählte Personen eingeschränkt; Ihr Administrator kann Sie hinzufügen.

Dokumente aus Microsoft 365 nutzen

Nutzen Sie Dokumente aus SharePoint oder OneDrive im Chat, ohne Ihren Dateibestand in eine Wissensdatenbank zu übertragen. Die Originaldateien bleiben bei Microsoft; für Ihre Frage werden benötigte Inhalte zur Verarbeitung abgerufen. Ihre Administration legt die Ablagen fest, und jeder neue Zugriff verwendet die Rechte Ihres persönlichen Microsoft-Geschäftskontos.

1. Öffnen Sie Integrationen → Microsoft 365.
2. Klicken Sie auf Mit Microsoft verbinden und melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto an.
3. Öffnen Sie Zum Chat.
4. Öffnen Sie neben dem Eingabefeld Quellen und wählen Sie Microsoft-Dokumente.
5. Stellen Sie eine konkrete Dokumentfrage, beispielsweise „Welche Fristen nennt die Arbeitsanweisung zur Reklamation?“.
6. Öffnen Sie die Microsoft-Quelle der Antwort und prüfen Sie die Originaldatei.

Sie können zusätzlich eine Wissensdatenbank auswählen, wenn die Antwort beide Bestände berücksichtigen soll.

Weitere geeignete Fragen sind „Fasse die Zuständigkeiten in der Arbeitsanweisung zusammen“ und „Vergleiche Preis und Lieferzeit der Angebote Alpenrad und Berglicht“. Nennen Sie bekannte Dokumentnamen oder das Thema, damit die Suche passende Treffer finden kann. Pro Frage werden höchstens drei Dokumente gelesen; eine vollständige Auswertung aller Unternehmensdateien ist damit nicht zugesagt.

Die Integrationsseite nennt die aktuell lesbaren Dateiformate. Beginnen Sie mit einer kleinen DOCX-Datei; PDF ist erst nach Freischaltung verfügbar. Die vollständigen Formate und Grenzen stehen in der Referenz. Für einen persönlichen Einzelauftrag können Sie die Quelle auch bei einem Agenten auswählen. Wenn persönliche Workflows freigeschaltet sind, verwenden Sie dort den Schritt Microsoft-Dokumente. Öffentliche Chatbots erhalten keinen persönlichen Microsoft-Zugriff.

Zeigt die Antwort Quellen eingeschränkt, wurden Dokumentinhalte zurückgehalten und nicht als Beleg verwendet. Öffnen Sie bei Bedarf das Original oder verwenden Sie eine andere Quelle. Fehlt eine verwendbare Microsoft-Quelle, sind aktuelle Unternehmensangaben durch diese Antwort nicht belegt. Dokumentprüfung und Antworterstellung nutzen das normale KI-Kontingent Ihrer Organisation.

Die Microsoft-Quelle ist ausgegraut

Öffnen Sie im Menü Quellen den Link Microsoft verbinden beziehungsweise Verbindung verwalten. Dort sehen Sie den nächsten Einrichtungsschritt. Fehlt der Microsoft-Mandant oder eine freigegebene Ablage, wenden Sie sich an Ihre Administration. Fehlt eine endliche Chat-Aufbewahrungsfrist, muss der Eigentümer Ihrer Organisation sie festlegen. Fehlt ein freigegebenes Modell mit Dokumentzugriff, kann Ihre Administration ein geeignetes Modell freigeben.

OneDrive ist verbunden, aber meine Dateien erscheinen nicht

Das Verbinden Ihres Kontos gibt Ihr eigenes OneDrive nicht automatisch als Ablage frei. Die Administration kann über Mein OneDrive auswählen das OneDrive ihres verbundenen Kontos hinzufügen. Für gemeinsame Teamdokumente eignet sich eine freigegebene SharePoint-Bibliothek. Auch innerhalb einer freigegebenen Ablage können Sie nur Dateien lesen, auf die Ihr Microsoft-Konto zugreifen darf.

Eine Datei wurde geändert oder mein Zugriff entzogen

Neue Abrufe prüfen Ihre aktuellen Rechte und lesen zugängliche Originale erneut. Microsoft kann eine Änderung erst mit Verzögerung in seinen Suchtreffern zeigen. Frühere Antworten werden durch eine Dateiänderung oder einen Rechteentzug nicht nachträglich gelöscht und belegen keine aktuellen Angaben. Microsoft-Chats bleiben persönlich und verwenden keine öffentliche Websuche, auch wenn Sie neue Microsoft-Abrufe später ausschalten. Für die KI-Verarbeitung gelten dieselben Modellfreigaben Ihrer Organisation wie bei anderen Quellen; die Integration zeigt Nur EU-Provider oder Global (inkl. Nicht-EU). Bei globaler Freigabe können die zugelassenen Modelle Microsoft-Inhalte auch außerhalb der EU verarbeiten. Sie können den Chat löschen oder persönlich exportieren; diese Chats werden im Organisationsexport ausgelassen.

Persönliche Outlook-Mails recherchieren

Finden Sie Kundenkorrespondenz, lassen Sie ausdrücklich genannte Zusagen oder offene Fragen erklären und bereiten Sie eine Antwort zur eigenen Übernahme vor. Der Mailzugriff wird separat von Ihren Microsoft-Dokumenten freigegeben.

1. Öffnen Sie Integrationen → Microsoft 365.
2. Klicken Sie im Abschnitt Outlook-Mail auf Outlook-Lesen freigeben und bestätigen Sie den lesenden Zugriff mit Ihrem persönlichen Geschäftskonto.
3. Öffnen Sie Zum Chat.
4. Wählen Sie unter Quellen die Option Outlook-Mail.
5. Stellen Sie eine konkrete Frage, beispielsweise „Welche Lieferfrist wurde Kunde Alpenrad zum Auftrag A17 zugesagt, und welche Punkte sind noch offen?“.
6. Prüfen Sie die verlinkten Originalmails, bevor Sie den Antwortvorschlag übernehmen.

Ist bereits ein Microsoft-Konto verbunden, muss die Mailfreigabe dasselbe Konto verwenden. Die Dokumentverbindung bleibt bei der zusätzlichen Mailfreigabe erhalten. Ist Ihre Mailadresse bei einem anderen Mailanbieter gehostet, durchsucht Outlook-Mail dessen Postfach nicht; verfügbar sind nur Nachrichten im verbundenen Microsoft-Postfach. Für eine Antwort aus Korrespondenz und Unterlagen können Sie zusätzlich Microsoft-Dokumente auswählen. Eine freigegebene Dokumentablage ist für reine Mailfragen nicht erforderlich; die endliche Chat-Aufbewahrung und ein freigegebenes Modell mit Werkzeugzugriff sind weiterhin nötig.

Die Suche ist begrenzt und beweist nicht, dass alle Nachrichten einer Unterhaltung oder eines Kunden gefunden wurden. Lieferten die Suchwörter keine Treffer, zeigt die Recherche gegebenenfalls zusätzliche Kandidaten anhand von Nachrichtentyp und Empfangszeit; für Aussagen zum Thema werden passende Originalmails frisch gelesen. Suchanfrage ungültig bedeutet, dass eine KI-Werkzeuganfrage vor der Ausführung abgewiesen wurde; dieser Hinweis besagt keinen Microsoft-Ausfall. Recherche unvollständig zeigt, dass ein Verlauf noch offene Rechercheschritte enthält, aber gerade keine Antwort mehr erzeugt wird. Gemeinsame Postfächer und Mailanhänge werden in diesem Einstieg nicht gelesen; fehlende Inhalte und begrenzte Auszüge werden genannt. Es werden keine Nachrichten versendet, gespeichert, verschoben oder gelöscht. Antwort mit Quellen kopieren enthält bei Mailquellen Betreff, Absender, Empfangsdatum und den Originalverweis. Sie prüfen und übernehmen den Antworttext selbst in Outlook.

Nach einer Mailfrage bleibt der Chat persönlich und verwendet keine öffentliche Websuche, auch wenn Sie die Mailquelle später abwählen. Mit Verbindung trennen beenden Sie den Dokument- und Mailzugriff Ihres Microsoft-Kontos gemeinsam; ein Rechteentzug bei Microsoft wird beim nächsten tatsächlichen Abruf festgestellt. Die vollständigen Mailgrenzen stehen in der Referenz.

Termine im Outlook-Kalender ansehen und vorbereiten

Lassen Sie sich Ihre Termine zusammenfassen und bereiten Sie eine Besprechung zusammen mit Mails und Dokumenten vor. Der Kalenderzugriff wird separat von Dokumenten und Mails freigegeben.

1. Öffnen Sie Integrationen → Microsoft 365.
2. Klicken Sie im Abschnitt Outlook-Kalender auf Kalender-Lesen freigeben und bestätigen Sie den lesenden Zugriff mit Ihrem persönlichen Geschäftskonto.
3. Öffnen Sie Zum Chat.
4. Wählen Sie unter Quellen die Option Outlook-Kalender, für eine Besprechungsvorbereitung zusätzlich Outlook-Mail oder Microsoft-Dokumente.
5. Stellen Sie eine konkrete Frage, beispielsweise „Welche Termine habe ich morgen, und was sollte ich für das Gespräch mit Alpenrad vorbereiten?“.
6. Prüfen Sie die verlinkten Originaltermine, bevor Sie sich auf Uhrzeiten oder Teilnehmende verlassen.

Jeder genannte Termin erscheint als nummerierte Quelle mit Uhrzeit und Link zum Original in Outlook. Uhrzeiten gelten in deutscher Zeit (Europe/Berlin). Die Beschreibung oder Agenda eines Termins wird nur gelesen, wenn sie für die Frage nötig ist. Ist bereits ein Microsoft-Konto verbunden, muss die Kalenderfreigabe dasselbe Konto verwenden; bestehende Dokument- und Mailfreigaben bleiben erhalten.

Die Übersicht ist begrenzt: Ein nicht aufgeführter Termin beweist nicht, dass Sie zu dieser Zeit frei sind. Abgesagte Termine werden als abgesagt gekennzeichnet. Geteilte Kalender, die Verfügbarkeit anderer Personen und Terminanhänge werden in diesem Einstieg nicht gelesen. Es werden keine Termine angelegt, geändert, beantwortet oder abgesagt. Nach einer Kalenderfrage bleibt der Chat persönlich und verwendet keine öffentliche Websuche. Die vollständigen Kalendergrenzen stehen in der Referenz.

Aktuelles aus dem Internet holen

Das Modellwissen hat einen Stichtag. Für Preise, Nachrichten oder Marktzahlen schalten Sie unterhalb des Eingabefelds Im Internet suchen ein. Die KI entscheidet dann selbst, ob und wann sie sucht; die Suche läuft über einen europäischen Suchanbieter, und die verwendeten Quellen erscheinen als aufklappbare Karte Im Web gesucht über der Antwort. Für Formulierungsarbeit, Zusammenfassungen eigener Dokumente und Brainstorming brauchen Sie den Schalter nicht.

Der Schalter für die Internetsuche fehlt

Zwei mögliche Gründe: Das gewählte Modell unterstützt keine Werkzeuge - wechseln Sie über den Modellnamen unterhalb des Eingabefelds auf ein anderes Modell, dann erscheint der Schalter. Oder die Internetsuche ist für Ihre Organisation deaktiviert.

Sensible Daten schützen

Die Anonymisierung ersetzt bestimmte Personendaten in Ihrer Nachricht vor dem Senden durch Platzhalter und setzt sie in der Antwort wieder ein. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet und gilt nur für den Text, den Sie ins Eingabefeld schreiben. Erkannt werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Kreditkartennummern, Personalausweisnummern, KFZ-Kennzeichen und IPv4-Adressen in gängigen deutschen und internationalen Schreibweisen. Namen und Postadressen werden bewusst nicht erkannt.

1. Klicken Sie unterhalb des Eingabefelds auf das Plus-Symbol (Anhang hinzufügen) und wählen Sie Anonym.
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht wie sonst auch. Über dem Eingabefeld erscheint Anonymisierung aktiv.

Mit demselben Menüpunkt schalten Sie die Anonymisierung wieder aus; ein Haken zeigt, dass sie eingeschaltet ist. Derselbe Wert bekommt über mehrere Nachrichten desselben Chats hinweg denselben Platzhalter, damit der Zusammenhang für die KI erhalten bleibt. Nicht anonymisiert werden angehängte Dateien, Inhalte aus Ihren Wissensdatenbanken und Inhalte aus Microsoft 365. Schreiben Sie Namen, Adressen und ungewöhnliche Schreibweisen daher selbst um, wenn sie die KI nicht sehen soll.

Über dasselbe Plus-Menü hängen Sie auch ein Bild oder ein PDF an die Nachricht; der Punkt erscheint nur bei Modellen, die Dateien verarbeiten können. PDF-Dateien dürfen höchstens 3 MB groß sein - für größere Dokumente ist der Dokument-Chat der richtige Ort.

Ein anderes Modell wählen

Klicken Sie auf den Modellnamen unterhalb des Eingabefelds. Sie können mitten im Gespräch wechseln, etwa für eine schwierige Analyse auf ein leistungsstärkeres Modell und für die Zusammenfassung zurück auf ein schnelles. Für die meisten Aufgaben reicht das voreingestellte Modell.

Rechts neben einem Modell steht dessen Verbrauch für den Chat Ihrer Organisation im laufenden Kontingentzeitraum: Niedrig, Mittel, Hoch oder Sehr hoch. Gilt für diesen Chat-Zeitraum keine Verbrauchsregel, erscheint dort keine Stufe; eine leere Stelle bedeutet weder „Niedrig" noch „Sehr hoch". Die Unterschiede sind groß - ein Modell der Stufe „Sehr hoch" zehrt für dieselbe Menge Text ein Vielfaches dessen, was ein Modell der Stufe „Niedrig" verbraucht. Die Stufe sagt nichts über die Qualität der Antwort für Ihre konkrete Aufgabe: Für Formulierungen, Zusammenfassungen und Standardfragen liefert ein sparsames Modell in aller Regel dasselbe Ergebnis. Welcher Verbrauch hinter den Stufen steht, steht in der Referenz.

Überschreitet ein leistungsstarkes Modell seinen monatlichen Rahmen, erscheint es ausgegraut und der Chat antwortet mit dem Basismodell; unter der Antwort steht ein entsprechender Hinweis. Sie müssen nichts tun - am Monatsersten steht das Modell automatisch wieder zur Verfügung.

Mit Vorlagen arbeiten

Vorlagen sind fertig formulierte Aufträge, die Sie mit wenigen Klicks aufrufen. Sie liegen im Reiter Vorlagen der linken Spalte, auf dem Smartphone unter Chats & Vorlagen. Die Bibliothek liefert Datenmassiv AI mit, nach Aufgaben geordnet, etwa „Angebot erstellen", „Rechnung oder Beleg prüfen" oder „Antwort auf eine Outlook-Mail entwerfen". Darüber stehen Meine Vorlagen, Von Ihrem Team, Favoriten und Zuletzt verwendet. Im leeren Chat erscheinen einige Vorlagen als Startvorschläge.

1. Klicken Sie auf eine Vorlage.
2. Hat die Vorlage Felder, fragt Vorlage ausfüllen die Angaben ab. Pflichtfelder müssen Sie ausfüllen, bei Auswahlfeldern steht oft Andere … für eine eigene Angabe.
3. Mit Übernehmen landet der fertige Text im Eingabefeld. Prüfen oder ergänzen Sie ihn und senden Sie ihn ab.

Symbole an einer Vorlage zeigen, was sie nutzt: Websuche, Wissensdatenbank, eine Datei oder Microsoft 365. Die Websuche schaltet der Chat beim Übernehmen selbst ein. Braucht die Vorlage eine Wissensdatenbank, eine Datei oder eine Microsoft-Quelle, erscheint über dem Eingabefeld ein Hinweis; wählen Sie die Quelle dann unter Quellen aus oder hängen Sie die Datei über + an. Vorlagen setzen fehlende Angaben als sichtbare Platzhalter in eckige Klammern, etwa [Preis ergänzen], statt sie zu erfinden.

Geführte Gespräche

Ein Teil der Vorlagen ist als Geführtes Gespräch gekennzeichnet. Statt eines fertigen Texts fragt die KI die nötigen Angaben nacheinander ab, zum Beispiel für ein Angebot, eine Stellenausschreibung oder einen Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Nach Gespräch starten beginnt ein neuer Chat mit dem Namen der Vorlage; Ihr laufendes Gespräch bleibt erhalten. Antworten Sie einfach auf die Fragen; am Ende fasst die KI zusammen und erstellt den Entwurf nach Ihrer Bestätigung. Wer eine wirklich feste Reihenfolge braucht, baut einen Workflow.

Eigene Vorlagen anlegen und teilen

1. Klicken Sie im Reiter Vorlagen auf Neue Vorlage, oder fahren Sie über eine eigene Nachricht im Verlauf und wählen Sie Als Vorlage speichern.
2. Wählen Sie unter Art zwischen Textvorlage und Geführtes Gespräch.
3. Vergeben Sie einen Name und schreiben Sie den Text der Vorlage. Für Stellen, die sich jedes Mal ändern, fügen Sie mit Feld einfügen ein Feld ein; unter Felder beim Einsetzen legen Sie Beschriftung, Eingabeart und Auswahlmöglichkeiten fest.
4. Wählen Sie unter Sichtbarkeit Nur ich oder Mein Team und klicken Sie auf Vorlage anlegen.

Mit Mein Team sehen alle in Ihrer Organisation die Vorlage unter Von Ihrem Team mit Ihrem Namen; sie können sie nutzen und kopieren, ändern können nur Sie. Über das Menü an der Vorlage geben Sie sie später mit Mit Team teilen frei oder nehmen die Freigabe mit Nicht mehr teilen zurück. Eine Vorlage aus der Bibliothek oder von Kollegen passen Sie mit Als eigene Vorlage kopieren an; die Kopie gehört Ihnen.

Organisationsvorlagen, die das ganze Team ohne persönliche Autorin sieht, pflegen Eigentümer und Administratoren unter Einstellungen → Vorlagen, ebenso Redakteure mit der Berechtigung „Vorlagen verwalten". Alle Rollen und Berechtigungen im Überblick: Zum Nachschlagen.

Was Sie über die Speicherung wissen sollten

Ihre Unterhaltungen werden innerhalb der jeweiligen Organisation gespeichert und bleiben dort im Reiter Chats verfügbar, sichtbar nur für Sie. Beim Wechsel der Organisation sehen Sie ausschließlich die Unterhaltungen, die Sie in dieser Organisation geführt haben. Wie lange, legt der Eigentümer Ihrer Organisation unter Einstellungen → Auftragsverarbeitung (AVV) fest; voreingestellt sind zwölf Monate, danach wird automatisch gelöscht.

Im Standardmodus wird Ihre KI-Verarbeitung ausschließlich in EU-Regionen ausgeführt, ebenso liegen Datenbank, Speicher und E-Mail in der EU. Ob zusätzlich Modelle außerhalb der EU zur Wahl stehen, setzt Datenmassiv AI für Ihre Organisation, nicht Ihr eigener Administrator. Unter Einstellungen → KI-Modelle sehen Sie den geltenden Rahmen als Kennzeichnung: Nur EU-Provider oder Global (inkl. Nicht-EU). Drei Dienste arbeiten unabhängig davon außerhalb der EU, und keiner bekommt Ihre hochgeladenen Unterlagen zu sehen. Welche das sind und was sie jeweils verarbeiten, steht vollständig unter Zum Nachschlagen.

Nächster Schritt

• Wissensdatenbanken - Unterlagen ablegen, damit der Chat daraus antwortet.
• Dokument-Chat - eine einzelne Datei befragen, ohne vorher etwas anzulegen.
• Zum Nachschlagen - Rollen, Dateiformate, Grenzen und Aufbewahrungsfristen an einem Ort.