Die Transkription macht aus einer Aufnahme einen durchsuchbaren Text - mit automatischer Sprechererkennung, einer KI-Zusammenfassung und wählbaren Dokumentvorlagen. Sie können das Ergebnis direkt im Browser korrigieren, mit Ihrem Team teilen oder automatisch an einen Workflow übergeben. Anders als eine private Aufnahme-App bleibt die Verarbeitung an Ihre Rollen und Rechte gebunden, und eine KI-erstellte Zusammenfassung ist immer als solche gekennzeichnet.
Am besten für: Besprechungsprotokolle, Kundengespräche im Handwerk, Beratungs- und Mandantengespräche, Gemeinderats- und Ausschusssitzungen, Interviews.
Bevor Sie beginnen
- Transkription muss für Ihre Organisation freigeschaltet sein. Das erledigt Datenmassiv AI, nicht Ihr eigener Administrator; fehlt der Menüpunkt, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Datenmassiv AI.
- Vor Ihrer ersten eigenen Aufnahme bestätigen Sie einmalig, dass alle Gesprächsteilnehmer der Aufzeichnung zugestimmt haben (§ 201 StGB, bei Mitarbeitenden ggf. § 87 BetrVG).
Eine Aufnahme erstellen
Eine Aufnahme entsteht aus einer vorhandenen Datei oder direkt über Ihr Mikrofon - beide Wege laufen über denselben Dialog.
- Öffnen Sie Transkription in der Seitenleiste und klicken Sie Neue Transkription.
- Bleiben Sie im Reiter Datei und ziehen Sie eine Aufnahme in das Feld, oder klicken Sie Datei auswählen. Für eine eigene Aufnahme wechseln Sie stattdessen zu Aufnahme und starten mit dem runden Mikrofon-Symbol.
- Öffnen Sie bei Bedarf die Einstellungen darunter (z. B. „Deutsch · 1–10 Sprecher") und wählen Sie die Gesprächssprache, oder lassen Sie Automatisch erkennen stehen, wenn Sie unsicher sind oder im Gespräch gewechselt wird.
- Beenden Sie eine laufende Mikrofon-Aufnahme über das quadratische Symbol (Aufnahme beenden).
- Klicken Sie Transkribieren.
Eine Datei oder Mikrofon-Aufnahme darf höchstens so lang sein, wie es Ihre Organisation eingestellt hat, technisch aber nie länger als vier Stunden; die Datei darf 200 MB nicht überschreiten. Längere Aufnahmen laufen automatisch über einen eigenen Verarbeitungsweg und dauern etwas länger als kurze. Unterstützte Formate stehen unter Zum Nachschlagen.
Meine Audiodatei wird nicht angenommen
Häufigste Ursache ist ein nicht unterstütztes Format - vor allem Video-Exporte aus Teams oder Zoom (MP4), die Datenmassiv AI nicht direkt annimmt. Exportieren Sie aus der Aufzeichnung nur die Tonspur, etwa als MP3 oder M4A, und laden Sie diese Datei hoch.
Sprecher zuordnen und Text korrigieren
Der Entwurf entsteht automatisch, die Feinarbeit übernehmen Sie.
- Klicken Sie oben im Transkript auf den Namen eines Sprechers, um ihn umzubenennen.
- Klicken Sie auf das Sprecher-Symbol neben einem einzelnen Abschnitt, um genau diesen Abschnitt einem anderen Sprecher zuzuweisen oder mit Neuer Sprecher… einen neuen anzulegen.
- Über das ⋮-Menü neben einem Sprecher führen Sie ihn mit Zusammenführen mit… in einen anderen zusammen, oder entfernen ihn mit Löschen….
- Zum Korrigieren des Textes klicken Sie einen Abschnitt an, bearbeiten ihn und speichern mit Speichern (oder Strg+Enter).
- Für einen wiederkehrenden Fehler - etwa einen falsch erkannten Namen - öffnen Sie Suchen & Ersetzen oberhalb des Transkripts und ersetzen alle Treffer auf einmal.
Gestrichelt unterstrichene Stellen zeigen, wo die Erkennung unsicher war - dort lohnt sich das Gegenlesen am meisten.
Das Ergebnis weiterverwenden
Direkt nach der Verarbeitung steht oben eine automatische Zusammenfassung, sichtbar mit KI-erstellt gekennzeichnet. Prüfen Sie KI-erstellte Inhalte vor der Verwendung.
- Über Export kopieren Sie Transkript oder Zusammenfassung in die Zwischenablage, oder laden das Ergebnis als Word, PDF oder in einem von vier weiteren Formaten herunter - unabhängig davon, ob Sie die Aufnahme selbst erstellt haben. Die vollständige Liste steht unter Zum Nachschlagen.
- Als Eigentümer wählen Sie zusätzlich über Vorlage, als welche Dokumentart die Zusammenfassung neu erstellt wird - etwa Sitzungsprotokoll, Aktennotiz, Beratungsnotiz oder Auftrag / Angebot.
- Ebenfalls nur als Eigentümer klicken Sie Weiterverarbeiten, um entweder Mit KI besprechen zu öffnen - ein Chat, der ausschließlich diese Aufnahme kennt - oder unter Aufgabe automatisch erledigen einen gespeicherten Workflow mit dem Transkript zu starten.
- Damit künftig ganz ohne Klick nach jeder Ihrer eigenen Aufnahmen ein Workflow startet, hinterlegen Sie ihn einmalig auf der Seite Einstellungen.
Mit dem Team teilen
- Klicken Sie in der Detailansicht auf Teilen.
- Wählen Sie Mein Team statt Privat (nur Sie) und bestätigen Sie mit Speichern.
- Ihr Team kann die Aufnahme danach im KI-Chat über die Wissensdatenbank „Team-Aufnahmen" durchsuchen und Fragen dazu stellen; ein Treffer verlinkt direkt an die zitierte Stelle im Gespräch.
Setzen Sie die Sichtbarkeit zurück auf Privat (nur Sie) oder löschen Sie die Aufnahme, verschwindet sie automatisch wieder aus der Team-Suche. Wem eine Aufnahme gehört, darf sie immer bearbeiten, freigeben und löschen - unabhängig von der Rolle. Die Berechtigung „Transkriptionen löschen" wird erst für fremde Aufnahmen gebraucht; Ihr Administrator vergibt sie unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen. Alle Rollen im Überblick: Zum Nachschlagen.
Nächster Schritt
- Workflows - ein Transkript automatisch in ein fertiges Dokument verwandeln, mit einem Freigabe-Schritt für Sie.
- KI-Chat - Ihre freigegebenen Aufnahmen durchsuchen und Fragen dazu stellen.
- Wissensdatenbanken - Ihr persönliches Aufnahmen-Archiv und die geteilte Team-Ablage im Überblick.
- Zum Nachschlagen - Sprachen, Formate, Grenzen und Fristen an einem Ort.