Aus der Besprechung wird das Protokoll

Warum ausgerechnet dieser Fall

Niemand schreibt gern Protokoll. Die Gemeinderatssitzung, die Bauleitungsbesprechung, das Mandantengespräch, die wöchentliche Teamrunde - überall wird geredet, und hinterher sitzt jemand abends da und tippt mit. Hier greifen erstmals drei Werkzeuge ineinander: Die Transkription macht Text, ein Agent macht daraus einen Entwurf, ein Workflow erledigt beides ohne Nachfrage.

Zwei Dinge müssen stimmen, und sie liegen an verschiedenen Stellen. Transkription, Agents und Workflows sind in einer neuen Organisation ab Werk ausgeschaltet; freigeschaltet werden sie von Datenmassiv AI, nicht in Ihrem Haus - eine kurze Absprache, kein Antrag. Ist das erledigt, entscheidet Ihre Rolle, ob der Menüpunkt bei Ihnen erscheint, und die vergibt Ihr eigener Administrator: Workflows sieht nur, wessen Rolle das Recht Workflows ansehen trägt, und die Standardrolle „Benutzer" trägt es nicht. Klären Sie beides, bevor Sie die Schritte unten nachvollziehen.

Die Einwilligung steht am Anfang, nicht im Kleingedruckten

Die erste Frage im deutschen Mittelstand lautet nie „wie genau erkennt das die Sprache", sondern „dürfen wir das überhaupt". Deshalb kommt der rechtliche Hinweis vor Ihrer allerersten Aufnahme.

Datenmassiv AI weist Sie einmalig darauf hin, dass das Aufzeichnen von Gesprächen ohne Einwilligung aller Beteiligten in Deutschland nicht erlaubt ist (§ 201 StGB), und dass bei Aufnahmen von Mitarbeitenden die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten sein kann (§ 87 BetrVG). Sie bestätigen mit einem Häkchen, dass alle Teilnehmer informiert wurden und zugestimmt haben. Diese Bestätigung wird gespeichert und lässt sich über Einstellungen im Seitenkopf jederzeit widerrufen - dann fragt Datenmassiv AI vor der nächsten Aufnahme erneut.

Schritt 1: Die Besprechung aufnehmen

1. Öffnen Sie Transkription in der Seitenleiste und klicken Sie Neue Transkription.
2. Wählen Sie Datei für eine vorhandene Aufzeichnung (bis 200 MB), Aufnahme für das Mikrofon oder Live für Text, der schon während des Gesprächs mitläuft.
3. Stellen Sie die Gesprächssprache ein.
4. Nehmen Sie auf und beenden Sie mit Stopp.

Zur Auswahl stehen neun Sprachen: Deutsch, Englisch (US und GB), Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch und Polnisch. Wissen Sie die Sprache nicht sicher oder wird im Gespräch gewechselt, wählen Sie Automatisch erkennen. Bei Live läuft die Erkennung durchgehend mit und folgt einem Sprachwechsel mitten im Gespräch; bei Datei und Aufnahme bestimmt Datenmassiv AI die Sprache aus dem Material.

Zwei praktische Grenzen sollten Sie kennen. Eine Aufnahme kann derzeit bis zu 60 Minuten lang sein; die Seite nennt Ihnen dieselbe Zahl, und der Rekorder stoppt von selbst, damit Ihnen nichts verloren geht. Längere Sitzungen nehmen Sie in zwei Teilen auf. Die zweite Grenze ist die angenehme: Die Aufnahme im Browser speichert alle 15 Sekunden automatisch zwischen - stürzt der Rechner mittendrin ab, ist das Gesagte trotzdem da.

Über die Qualität entscheidet die Aufnahme, nicht die Erkennung. Nebengeräusche, mehrere Leute, die gleichzeitig reden, und starker Dialekt drücken die Trefferquote spürbar - die Halle mit laufenden Maschinen ist ein anderer Fall als vier Personen um ein Tischmikrofon. Belastbare Zahlen für Ihre Umgebung können wir nicht nennen: Nehmen Sie zuerst zehn Minuten dort auf, wo Sie es später wirklich tun wollen, und sehen Sie sich das Ergebnis an.

Ein Hinweis, der Ihnen einen ratlosen Moment erspart: Unter drei Sprechabschnitten passiert nichts weiter. Eine 20-Sekunden-Probeaufnahme bekommt keine Zusammenfassung, landet nicht in der Ablage und startet keinen Workflow.

Schritt 2: Was ohne Ihr Zutun geschieht

Sobald die Verarbeitung fertig ist, laufen mehrere Dinge von selbst an.

• Datenmassiv AI vergibt einen inhaltsbezogenen Titel, damit Sie die Aufnahme in der Liste wiederfinden. Ändern Sie ihn selbst, bleibt Ihre Fassung stehen.
• Es entsteht eine Zusammenfassung: wer dabei war, worum es ging, was vereinbart wurde. Sie ist sichtbar mit „KI-erstellt" gekennzeichnet - in der App und in jedem Export, wie es Artikel 50 der EU-KI-Verordnung verlangt.
• Die Aufnahme wandert in Ihre persönliche Ablage „Meine Aufnahmen" und ist dort durchsuchbar.
• Stellen Sie die Sichtbarkeit auf Team, kommt sie zusätzlich in die gemeinsame Ablage „Team-Aufnahmen", die jedes Mitglied Ihrer Organisation befragen kann.

Der letzte Punkt hat eine Eigenschaft, die im Alltag zählt: Nehmen Sie die Freigabe zurück, verschwindet die Aufnahme wieder aus der Team-Ablage. Das erledigt die Datenbank selbst, nicht ein Aufräumlauf, auf den Sie warten müssten.

Schritt 3: Korrigieren und die passende Form wählen

Der Entwurf entsteht ohne Sie, die Endfassung nicht. Rechnen Sie erfahrungsgemäß bei einer Stunde Besprechung mit etwa zehn Minuten Nacharbeit - bei schwieriger Aufnahmequalität mit mehr.

1. Klicken Sie ein Segment an, um den Text direkt zu bearbeiten.
2. Benennen Sie Sprecher über ihren Namen um, weisen Sie einzelne Abschnitte neu zu oder führen zwei Sprecher zusammen, wenn die Erkennung eine Person geteilt hat.
3. Korrigieren Sie einen wiederkehrenden Fehler - einen falsch verstandenen Nachnamen etwa - mit Suchen & Ersetzen in einem Zug.
4. Achten Sie auf die dezent hervorgehobenen Stellen: Dort war sich die Erkennung unsicher, dort lohnt das Korrekturlesen am meisten.

Anschließend entscheiden Sie über die Vorlage, welche Art Dokument aus dem Gespräch werden soll. Fünf stehen bereit: Zusammenfassung, Sitzungsprotokoll, Aktennotiz, Beratungsnotiz und Auftrag / Angebot. Dieselbe Aufnahme wird so zum formellen Gremienprotokoll oder zur knappen Notiz für die Akte, und Sie können jederzeit umschalten.

Schritt 4: Nachfragen statt nachlesen

Über Transkript weiterverarbeiten → Mit KI besprechen öffnen Sie den Chat, eingegrenzt auf genau diese eine Aufnahme. Eine Frage wie „Was wurde zur Sanierung entschieden?" beantwortet die KI dann aus diesem Gespräch und aus keinem anderen. Diese Eingrenzung wird auf dem Server nachgeprüft und nicht bloß in der Oberfläche gesetzt.

Schritt 5: Wenn es jedes Mal gleich läuft

Ab hier hört das Klicken auf.

1. Öffnen Sie Transkript weiterverarbeiten und wählen Sie Aufgabe automatisch erledigen.
2. Wählen Sie einen gespeicherten Workflow aus der Liste und klicken Sie Workflow starten.
3. Soll das künftig nach jeder Ihrer Aufnahmen von selbst geschehen, hinterlegen Sie den Workflow über Einstellungen im Seitenkopf auf der Seite Aufnahmen-Einstellungen unter Automatischer Workflow nach jeder Aufnahme. Das ist standardmäßig aus und gilt nur für Ihre eigenen Aufnahmen, nie für die Ihrer Kollegen.

Ein üblicher Protokoll-Workflow sieht so aus: Das Transkript geht an Emma, die den Entwurf schreibt. Der Entwurf läuft in einen Schritt Prüfung, wo ein Mensch ihn freigibt, ändert oder ablehnt. Erst danach entsteht die Word- oder PDF-Datei, die Sie in der Dateiliste des Laufs herunterladen.

Zwei Dinge müssen Sie dabei wissen, sonst wundern Sie sich.

Der Prüfschritt benachrichtigt standardmäßig niemanden. Ohne weiteres Zutun wartet der Workflow still, bis jemand die Lauf-Ansicht öffnet. Schalten Sie deshalb im Prüfschritt E-Mail-Freigabe ein und tragen Sie unter Prüfer E-Mail ein, wer benachrichtigt werden soll.

Eine Verteil-E-Mail am Ende erreicht nur Mitglieder Ihrer Organisation. Externe Adressen sind ausgeschlossen - nicht als Voreinstellung, sondern fest. Saßen Externe mit am Tisch, versenden Sie das freigegebene Protokoll von Hand aus Ihrem E-Mail-Programm.

Was bleibt und was verschwindet

Das Transkript bleibt, bis Sie es löschen. Die Audiodatei dagegen wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht; brauchen Sie die Tonaufnahme länger, laden Sie sie vorher herunter. Exportieren können Sie jederzeit als Word, PDF, TXT, SRT, VTT oder JSON.

Weiterlesen

• Transkription - alle Schaltflächen, Formate und Berechtigungen im Detail.
• Workflows - Bausteine, Auslöser und Freigaben.
• Agents - was die einzelnen Agenten leisten.

Im nächsten Kapitel verlässt der Workflow den Besprechungsraum. Papierkram, der sich selbst sortiert zeigt, wie wiederkehrende Vorgänge ganz ohne Startklick durchlaufen - mit Ihnen als Tor an genau der Stelle, an der ein Mensch entscheiden soll.