Papierkram, der sich selbst sortiert

Vom Fragen zum Ablaufen

Bis hierher haben Sie die KI gefragt und eine Antwort bekommen. Ein Workflow dreht das um: Sie beschreiben den Vorgang einmal, danach arbeitet ihn die Plattform jedes Mal gleich ab - Rechnung auslesen, gegen Ihr Firmenwissen prüfen, Datei erzeugen, die zuständige Person informieren. Der Unterschied zu einer Automatisierung, die einfach durchläuft, ist der Prüfschritt: eine Stelle, an der ein Mensch das Ergebnis sieht und freigibt. Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet.

Workflows und Agents sind nicht ab Werk aktiv. Freigeschaltet werden beide von Datenmassiv AI, nicht in Ihrem Haus - eine kurze Absprache, kein Antrag. Danach muss Ihr eigener Administrator Ihrer Rolle noch das Recht Workflows ansehen geben, sonst bleibt der Menüpunkt aus. Die Standardrolle „Benutzer" hat es nicht.

Was einen Workflow startet

Es gibt genau drei Auslöser, und die Wahl bestimmt den ganzen Rest:

• Manuell - jemand startet den Workflow per Klick und füllt vorher die nötigen Felder aus.
• Zeitplan - der Workflow startet von selbst, höchstens einmal pro Tag. Zur Wahl stehen Täglich, Werktags (Mo-Fr), Wöchentlich, Monatlich und Benutzerdefiniert für einen freien Zeitausdruck.
• Formular - der Workflow startet, wenn jemand ein Formular absendet.

Das Formular ist der stärkste der drei. Sobald der Workflow aktiv ist, erhalten Sie einen öffentlichen Link: wer ihn hat, kann das Formular ohne Anmeldung und ohne Benutzerkonto absenden, mit Datei-Upload bis 50 MB. Ihre Außendienstlerin fotografiert einen Beleg, ein Lieferant reicht einen Lieferschein ein - ohne Zugang zu Ihrer Plattform.

Was es nicht gibt, sagen wir gleich dazu: keinen Start per Webhook und keinen durch eine eingehende E-Mail. Das trifft den häufigsten Fall: Rechnungen kommen per E-Mail. Der praktikable Weg heute: den Formular-Link dorthin geben, wo der Beleg entsteht - an den Lieferanten in die Bestellbestätigung, an den Außendienst aufs Handy. Dann lädt niemand mehr etwas nachträglich hoch, die Unterlage kommt gleich richtig herein. Für Rechnungen, die trotzdem im Postfach landen, bleibt der Umweg über denselben Link.

Rechnungen und Belege erfassen

Fertige Vorlagen liegen bereit, jede mit einer Detailseite, die in Klartext erklärt, was Schritt für Schritt passiert: E-Rechnungen & Rechnungseingang · Belege für den Steuerberater · Angebote vergleichen · Angebot aus Kundenanfrage erstellen · Verträge analysieren · Kundenanfrage → geprüfter Antwortentwurf · Geschäftsbrief aus Stichworten · Posteingang-Triage · Visitenkarte → Lead-Liste · Bewerbungen vorfiltern · Sitzung → Protokoll-Entwurf · Protokoll aus Sitzungsnotizen · Projekt-Zeitreport · Qualitätsbericht erstellen · Lieferscheine prüfen · Reklamationen bearbeiten · Materialbestellung vorbereiten.

1. Öffnen Sie Workflows in der Seitenleiste und dann Vorlagen.
2. Wählen Sie E-Rechnungen & Rechnungseingang und lesen Sie auf der Detailseite „So läuft es ab".
3. Klicken Sie Vorlage verwenden - Sie erhalten eine eigene, unabhängige Kopie. Dafür brauchen Sie das Recht Workflows bearbeiten; ohne es ist der Knopf nicht verfügbar.
4. Es startet automatisch ein Vorschaulauf mit Beispieldaten. Er verschickt keine E-Mails und hält an keinem Prüfschritt.
5. Klicken Sie den Prüfschritt an und prüfen Sie, ob unter Prüfer E-Mail die richtige Person eingetragen ist.
6. Klicken Sie Aktivieren. Jetzt erscheint der Formular-Link, den Sie mit Link kopieren weitergeben.

Der Workflow selbst ist kurz: Das Formular nimmt die Rechnung entgegen, ein Baustein liest Lieferant, Nummer, Beträge, Datum und IBAN aus, eine Bedingung trennt nach Betragshöhe (Vorlage: 5.000 Euro, änderbar). Kleine Beträge laufen direkt weiter, größere erst in den Prüfschritt. Am Ende steht eine aufbereitete E-Mail an den Workflow-Ersteller oder ein anderes ausgewähltes Organisationsmitglied.

Die ausgelieferte Vorlage entscheidet ausschließlich anhand des Bruttobetrags: Über 5.000 Euro wartet sie auf Freigabe, bis einschließlich 5.000 Euro läuft sie automatisch weiter. Eine Freigabe wegen Unsicherheit oder fehlender Rechnungsangaben löst die Vorlage derzeit nicht aus. Wenn jede Rechnung vor der Weitergabe geprüft werden muss, ist diese Vorlage in ihrer aktuellen Form deshalb nicht der richtige unbeaufsichtigte Ablauf.

Belege für den Steuerberater macht das Monatsende: fotografieren, auslesen, Buchungskonto zuordnen, Excel-Übersicht erzeugen. E-Mails aus Workflows dürfen nur an Mitglieder Ihrer Organisation gehen; ein externer Steuerberater kann nicht direkt als Empfänger eingetragen werden.

Kundenanfragen geprüft beantworten

Eine Antwort an einen Kunden ist heikler als eine Rechnungszeile, sie muss stimmen. Die Vorlage Kundenanfrage → geprüfter Antwortentwurf löst das mit dem Vier-Augen-Prinzip:

1. Die Anfrage geht über das Formular ein.
2. Ein Baustein durchsucht Ihre Wissensdatenbank nach den passenden Stellen.
3. Ein Agent entwirft daraus eine Antwort, mit der Anweisung, nichts zu erfinden.
4. Ein zweiter Agent prüft diesen Entwurf gegen dieselbe Wissensdatenbank: Ist jede Aussage gedeckt, ist die Frage vollständig beantwortet, stimmt der Ton? Er nennt konkrete Schwachstellen und gibt eine Empfehlung ab.
5. Eine Person liest Entwurf und Vorprüfung nebeneinander und gibt frei.

Prüfer und Verfasser sind bewusst zwei verschiedene Agenten. Ein Modell, das seinen eigenen Entwurf benotet, ist ein zu milder Prüfer. Welche Wissensdatenbank die Vorlage nutzt, fragt der Einrichtungs-Dialog beim Anlegen ab.

Was Sie hier sehen, ist kein Schaubild aus einer Broschüre, sondern der Workflow selbst. Sechzehn Bausteine stehen in der Palette bereit, gruppiert nach KI, Logik, Aktionen sowie Ausgabe und Prüfung. Sie setzen sie auf die Leinwand und sehen jederzeit, was Ihr Betrieb automatisiert. Zu viel Bastelei? Im Anlegen-Dialog der Workflows-Übersicht beschreiben Sie unter Oder beschreiben Sie Ihren eigenen Prozess Ihren Vorgang in einem Satz, und die KI setzt einen Entwurf auf die Leinwand. Das ist ein Ausgangspunkt, kein fertiger Prozess: Rechnen Sie damit, Bausteine zu ergänzen, Felder zu füllen und den Lauf einmal selbst durchzugehen.

Wiederkehrende Berichte erstellen

Der dritte Fall braucht kein Formular, sondern einen Kalender. Ein Workflow mit dem Auslöser Zeitplan startet von selbst, etwa Projekt-Zeitreport jeden Freitagmorgen oder Qualitätsbericht erstellen jeden Montag.

1. Der Zeitplan startet den Workflow.
2. Ein Baustein durchsucht Ihre Wissensdatenbank nach den Unterlagen der vergangenen Woche.
3. Ein Agent wertet sie aus und schreibt den Bericht.
4. Ein Ausgabe-Baustein erzeugt daraus eine Datei.
5. Eine E-Mail geht an die zuständige Person, den Bericht im Anhang.

Ausgabedateien gibt es als PDF, Word, Excel, CSV, JSON oder Text, abrufbar über einen zeitlich begrenzten Link und standardmäßig 90 Tage aufbewahrt. Ergebnisse können auch zurück in eine Wissensdatenbank geschrieben werden, dann findet der Chat sie beim nächsten Mal.

Der Prüfschritt: ein Mensch gibt frei

Dies ist der Baustein, wegen dem Automatisierung im Mittelstand überhaupt akzeptiert wird. Der Workflow hält an, bis eine Person entschieden hat. Sie sieht den Inhalt fertig formatiert vor sich, dazu den Prüfhinweis, den Sie hinterlegt haben, und hat drei Möglichkeiten:

• Freigeben - der Workflow läuft weiter.
• Mit Änderung freigeben - die prüfende Person wechselt auf den Reiter Bearbeiten, korrigiert den Text, und der Workflow arbeitet mit der korrigierten Fassung weiter.
• Zur Überarbeitung - der Workflow stoppt.

Der mittlere Punkt ist nur dann sinnvoll, wenn die nachfolgenden Bausteine den korrigierten Inhalt aus dem Prüfschritt verwenden. Die Rechnungsvorlage verwendet in ihrer aktuellen Fassung nach der Prüfung weiterhin die ursprünglich ausgelesenen Felder. Korrigieren Sie Rechnungsdaten deshalb nicht nur im Prüfdialog, sondern stoppen Sie den Lauf mit Zur Überarbeitung, wenn die ausgelesenen Werte falsch sind.

Eine Einstellung müssen Sie dabei selbst treffen. Ab Werk benachrichtigt der Prüfschritt niemanden, er wartet still. Schalten Sie in den Einstellungen des Prüfschritts E-Mail-Freigabe ein und tragen Sie unter Prüfer E-Mail die zuständige Person ein. Sie erhält dann eine E-Mail mit einem einmalig verwendbaren Link und kann ohne Anmeldung freigeben oder ablehnen. Tun Sie das nicht, wartet der Lauf, bis die Frist abläuft - standardmäßig nach 72 Stunden - und scheitert dann. Das ist die häufigste Ursache für einen Workflow, der scheinbar grundlos hängen bleibt.

Wo der Workflow endet und ein Mensch weitermacht

Eine Grenze ziehen wir bewusst: E-Mails aus einem Workflow gehen ausschließlich an Mitglieder Ihrer Organisation. Eine fremde Adresse wird nicht stillschweigend ignoriert, sondern bricht den Schritt mit einer klaren Meldung ab. Dasselbe gilt für die Person, die einen Prüfschritt freigeben darf.

Das heißt: „Das Angebot geht automatisch an den Kunden" können Sie mit Datenmassiv AI nicht bauen. Der geprüfte Antwortentwurf, die ausgelesene Rechnung, der fertige Bericht landen im Postfach der zuständigen Kollegin; der letzte Schritt nach draußen bleibt ein Mensch. Was Ihr Haus verlässt, hat ein Mensch gesehen.

Wenn etwas schiefgeht

Solange ein Workflow im Zustand Entwurf ist, heißt der Startknopf Testen. Während der Ausführung sehen Sie jeden Schritt einzeln, und jeder Lauf bleibt im Ausführungsverlauf nachvollziehbar.

Scheitert ein Lauf, den niemand per Klick angestoßen hat (Zeitplan oder Formular), geht automatisch eine E-Mail an die Person, die den Workflow angelegt hat. Scheitert ein Zeitplan-Workflow dreimal hintereinander, pausiert die Plattform ihn zusätzlich von selbst. Für Formular-Workflows gilt das bewusst nicht: Drei unbrauchbare Einsendungen sind kein kaputter Workflow.

Braucht ein Workflow einen Schlüssel für einen externen Dienst, hinterlegen Sie ihn unter Zugangsdaten. Der Schlüssel wird geschützt gespeichert, erscheint nicht in den Protokollen und wird nach dem Anlegen auch Ihnen nicht erneut im Klartext angezeigt.

Weiterlesen

• Workflows - Bausteine, Berechtigungen und Einstellungen im Detail.
• Agents - die Agenten in den Bausteinen.
• Wissensdatenbanken - das Firmenwissen dahinter.

Bisher blieb alles im Haus. Im nächsten Kapitel geht dasselbe Wissen nach draußen: Die Website antwortet auch nachts.